Личный ассистент руководителя

Обязанности:

• Работа с документами: договоры, счета, акты, служебные записки, таблицы.
• Сбор, структурирование и анализ информации для руководителя.
• Ведение CRM, таблиц, таск-трекеров, внутренних баз данных.
• Помощь в описании и систематизации бизнес-процессов: регламенты, инструкции, чек-листы.
• Координация административных, офисных и хозяйственных вопросов.
• Организация поездок, маршрутов, бронирований, трансферов.
• Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками, банками, бухгалтерией, юристами и сервисными компаниями.
• Участие в подборе персонала: размещение вакансий, первичный разбор откликов, координация собеседований, ведение таблицы кандидатов, сбор обратной связи и помощь в адаптации новых сотрудников.
• Ведение календаря руководителя, организация встреч, звонков, поездок.
• Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками и подрядчиками.
• Подготовка протоколов встреч, фиксация договорённостей и контроль дедлайнов.
• Выполнение личных поручений руководителя в разумном объёме: travel, бытовые, семейные, сервисные и организационные вопросы.

Требования:

Личностные качества:

- Структурность мышления, аналитический склад ума.

- Высокая скорость обработки информации.

- Проактивность, инициативность, ответственность за результат.

- Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

- Способность быстро разобраться в новой задаче и предложить решение.

- Умение соблюдать субординацию и личные границы руководителя.

Навыки и компетенции:

- Уверенное владение Bitrix24, Google Docs, Excel, Word.

- Умение работать с искусственным интеллектом для оптимизации задач.

- Навыки форматирования документов, составления таблиц и отчетов.

- Опыт работы с информацией: поиск, анализ, систематизация.

Образование и опыт:

- Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, персональным ассистентом от 2 лет обязательно.

- Опыт участия в подборе персонала будет преимуществом: первичный скрининг, организация интервью, ведение воронки кандидатов.

- Опыт контроля поручений, сроков, договорённостей и исполнителей.

- Умение одновременно вести бизнес-, административные и организационные задачи.

Условия работы:

- График работы: по графику руководителя 9-18, 5/2, в исключительных! случаях (поездки/переговоры) за графиком

- Работа гибрид, встречи в офисе и поездки по Санкт-Петербургу (2-6 раз в месяц)

- Возможность карьерного роста до исполнительного/операционного директора.

Почему стоит откликнуться:

- Разнообразные задачи и полное погружение в изнанку бизнеса.

- Вы будете работать напрямую с руководителем и видите реальный результат своих действий.

- Сможете давать рекомендации/советы/внедрять свое видение процессов.

- Руководитель ценит инициативу, даём свободу в выборе способов решения задач.

- Комфортная, уважительная атмосфера и адекватность.