Офис менеджер/администратор офиса

Обеспечение жизнедеятельности офиса: (Канцтовары, расходники, мебель, техника, продукты, работоспособность оргтехники)

- Контроль работы обслуживающих организаций ( клининг, телефония, сервисные службы и тд)

- Оптимизация расходов офиса (контроль, анализ)

- Администрирование корпоративной мобильной связи: учёт SIM-карт, контроль балансов

- Договорная работа: подготовка, проверка контрагентов, регистрация, учёт, контроль исполнения договоров. ЭДО

- Организация и ведение документооборота (бумажного и электронного): регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение реестров, составление писем, запросов, подготовка ответов на входящие письма, архивирование

- Административный документооборот: подготовка документов: договоры, счета, акты, доверенности, приказы, деловые письма и тд

- Кадровое делопроизводство/взаимодействие с бухгалтером. Оформление приказов и доведение их до сведения работников компании, в том числе контроль за их исполнением, подготовка договор, ведение штатного расписания и тд;

- Работа в 1С: заявки на оплату, авансовые отчёты/

- Работа с ЭДО: Контроль счетов и закрывающих документов (УПД, акты сверок)

- Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами, контроль доставки документов/товаров

- Приём и распределение входящих звонков

- Организация приёма посетителей и деловых встреч (чай/ кофе). Поддержание порядка в офисе.

- Организация работы офиса: ведение календаря встреч, координация встреч и совещаний (Zoom, Битрикс

- Организация командировок: бронирование билетов, отелей, трансферов, подготовка программ поездок/Учет транспортных расходов

Работа в CRM (Bitrix24) (научим)