Руководитель аппарата

Руководитель аппарата Генерального директора

ТОО i7 Technologies — IT-компания, внедряющая цифровые решения в сфере биометрии, AI-видеоаналитики, IoT, СКУД, автоматизации питания и мониторинга инфраструктуры.

Мы ищем Руководителя аппарата Генерального директора — человека, который поможет выстроить порядок в задачах, проектах, документах, сроках и взаимодействии между подразделениями.

Подчинение: напрямую Генеральному директору
Город: Астана
Формат: офисный / преимущественно офисный
График: полный рабочий день, 5/2

Основная цель

Сделать так, чтобы поручения, проекты, документы, акты, счета и внутренние задачи не терялись, выполнялись в срок, а Генеральный директор видел понятную картину по компании.

Основные задачи

• фиксировать поручения Генерального директора и ставить задачи в Bitrix24;
• контролировать сроки исполнения задач и поручений;
• запрашивать статусы у ответственных сотрудников;
• готовить краткие отчеты для Генерального директора;
• координировать проектные задачи совместно с PM, коммерческим блоком, сервисом, юристами и бухгалтерией;
• контролировать движение договоров, счетов, актов и закрывающих документов;
• отслеживать документы на подписании и оплаты совместно с бухгалтерией;
• контролировать просроченные задачи в Bitrix24;
• фиксировать решения совещаний, оформлять протоколы и контролировать их исполнение;
• выявлять риски, просрочки и организационные блокеры.

Важно: руководитель аппарата не заменяет PM, бухгалтерию, юристов или HR, а координирует процессы, контролирует сроки и помогает доводить задачи до результата.

Полномочия

Руководитель аппарата имеет право:

• ставить задачи сотрудникам в Bitrix24 по поручению Генерального директора;
• запрашивать статусы, документы и отчеты;
• фиксировать просрочки и выносить их в отчет ГД;
• инициировать рабочие встречи по проблемным вопросам;
• предлагать улучшения в процессах.

Ожидаемый результат

В первые 1–3 месяца необходимо обеспечить:

• фиксацию поручений ГД в Bitrix24 или реестре;
• еженедельную сводку по задачам, проектам, просрочкам и рискам;
• прозрачный реестр активных проектов;
• контроль договоров, счетов, актов и документов на подписании;
• снижение количества “зависших” задач между подразделениями.

Требования

• опыт работы руководителем аппарата, операционным менеджером, project coordinator или на аналогичной позиции;
• опыт контроля задач, поручений, документов и сроков;
• понимание договоров, счетов, актов и закрывающих документов;
• уверенная работа с Bitrix24;
• умение взаимодействовать с несколькими подразделениями одновременно;
• системность, внимательность к деталям, исполнительская дисциплина;
• грамотная устная и письменная речь;
• уверенное владение русским языком;
• знание казахского языка будет преимуществом.

Будет преимуществом

• опыт работы с первыми руководителями;
• опыт в IT, интеграторской, сервисной или проектной компании;
• понимание государственных закупок РК;
• опыт взаимодействия с государственными органами;
• опыт ведения протоколов и контроля исполнения поручений.

Что мы предлагаем

• работу в развивающейся IT-компании;
• прямое взаимодействие с Генеральным директором;
• участие в проектах цифровизации, биометрии, AI-видеоаналитики и IoT;
• возможность влиять на построение операционной системы компании;
• официальное трудоустройство;
• стабильную занятость;
• профессиональный рост.

Вопросы для отклика

В сопроводительном письме кратко ответьте:

1. Был ли у вас опыт контроля поручений первого руководителя?
2. Работали ли вы с договорами, актами, счетами и документооборотом?
3. Почему вы считаете, что сможете выстроить порядок в операционных процессах компании?