Операционный ассистент руководителя (Тендеры, Bitrix24, логистика, ВЭД, документы)

Опыт: желателен начальный опыт или понимание одной из сфер: тендеры, Bitrix24, логистика, ВЭД, снабжение, документы

О компании

Мы занимаемся поставками товаров и оборудования из Китая в Россию, участвуем в тендерах и аукционах, ищем поставщиков, работаем с логистикой, перевозчиками, таможенными брокерами, документами, Bitrix24 и 1С.

Сейчас нам нужен человек, который поможет руководителю держать под контролем операционные задачи: тендеры, расчеты, документы, логистику, поручения, сроки и напоминания.

Мы не ищем готового дорогого специалиста с большим опытом. Нам важнее человек с живым умом, дисциплиной, ответственностью и желанием быстро расти в реальном бизнесе.

Кому подойдет эта работа

Эта вакансия подойдет человеку, который уже интересовался или немного работал в одной из сфер:

• тендеры и закупки;
• Bitrix24 / CRM / задачи;
• логистика;
• ВЭД;
• снабжение;
• документы и таблицы;
• работа с поставщиками.

Не обязательно знать всё сразу. Но важно, чтобы было понимание, куда вы идете, и готовность быстро учиться.

Работа подойдет человеку, который хочет не просто “удаленную занятость”, а возможность за 6–12 месяцев сильно вырасти в операционном управлении, тендерах, логистике и бизнес-процессах.

Что нужно будет делать

1. Тендеры и закупки

• мониторить тендеры и аукционы;
• отбирать потенциально интересные закупки;
• смотреть предмет закупки, сроки, условия оплаты, аванс, требования к документам;
• передавать снабжению понятные запросы на цены и сроки;
• получать от снабжения данные и готовить предварительный расчет себестоимости;
• фиксировать риски и спорные условия;
• контролировать дедлайны подачи.

2. Логистика, перевозчики и брокеры

• взаимодействовать с перевозчиками;
• взаимодействовать с таможенными брокерами;
• готовить и собирать документы;
• проверять инвойсы, упаковочные листы, спецификации, реквизиты, договоры;
• контролировать, чтобы нужные документы были переданы вовремя;
• напоминать участникам процесса о сроках;
• заранее сообщать руководителю, если где-то есть риск задержки.

3. Bitrix24 и контроль задач

• создавать и вести задачи в Bitrix24;
• фиксировать поручения, договоренности и следующие шаги;
• контролировать, чтобы задачи не зависали;
• напоминать сотрудникам, подрядчикам и руководителю о сроках;
• помогать выстраивать понятную структуру задач, сделок и чек-листов;
• превращать устные и хаотичные поручения в конкретные задачи.

Какой человек нам нужен

Нам нужен человек, который:

• системно мыслит;
• аккуратно работает с деталями;
• не забывает задачи и сроки;
• сам уточняет непонятное;
• фиксирует договоренности письменно;
• не ждет постоянного контроля;
• умеет напоминать другим людям;
• не теряется, если задача новая или сложная;
• готов разбираться в документах, таблицах, CRM и новых инструментах;
• умеет искать решение, а не просто сообщать о проблеме.

Главное: нам нужен человек, который со временем станет не исполнителем отдельных поручений, а координатором процессов.

Что важно понимать заранее

Работа не простая и не формальная.

Здесь будет много новых тем, документов, сроков, таблиц, переписок, уточнений и контроля. Иногда задачи будут срочными. Иногда придется быстро разобраться в том, с чем вы раньше не сталкивались.

Мы готовы обучать, но не готовы постоянно напоминать, перепроверять каждую мелочь и объяснять одно и то же много раз.

Если задача непонятна, нужно не молчать и не делать наугад, а четко написать:

• что именно непонятно;
• каких данных не хватает;
• какие есть варианты;
• какой следующий шаг вы предлагаете.

Требования

Обязательно:

• грамотная письменная речь;
• уверенная работа с таблицами;
• внимательность к цифрам, срокам и документам;
• умение читать инструкции, документы, спецификации, договоры;
• готовность работать полный день;
• готовность к переработкам в периоды срочных задач;
• способность вести несколько задач одновременно;
• дисциплина и ответственность за результат.

Желательно:

• опыт или начальное понимание тендеров;
• опыт или понимание Bitrix24 / CRM;
• опыт или понимание логистики / ВЭД;
• опыт работы с документами, поставщиками, перевозчиками или брокерами;
• умение быстро разбираться в новых программах и инструментах.

Кому работа не подойдет

Эта работа не подойдет, если вы:

• ищете спокойную работу с минимальной нагрузкой;
• не готовы работать полный день;
• не готовы иногда задерживаться из-за срочных задач;
• не любите документы, таблицы и проверку деталей;
• ждете подробную инструкцию на каждый шаг;
• забываете задачи, если вам не напоминают;
• боитесь задавать вопросы;
• не готовы самостоятельно изучать новые темы;
• хотите заниматься только простыми повторяющимися задачами.

Условия

• удаленная работа;
• полный рабочий день, 5/2;
• возможны переработки в периоды дедлайнов;
• обучение в процессе работы;
• работа напрямую с руководителем;
• испытательный срок;
• рост дохода по мере роста самостоятельности, скорости и качества работы.

Как откликнуться

В сопроводительном письме ответьте, пожалуйста, на вопросы ниже. Отклики без ответов рассматриваться не будут.

1. Был ли у вас опыт или хотя бы начальное понимание тендеров / закупок?

Напишите конкретно:

• работали ли вы с тендерами;
• какие площадки или закупки видели;
• что именно делали;
• если опыта нет — что уже знаете о тендерах и как понимаете эту работу.

2. Был ли у вас опыт работы с Bitrix24, CRM или задачами?

Напишите:

• в какой системе работали;
• создавали ли задачи, сделки, чек-листы;
• контролировали ли сроки;
• как обычно ведете список задач, чтобы ничего не забыть.

3. Был ли у вас опыт или понимание логистики / ВЭД / документов?

Напишите:

• сталкивались ли с перевозчиками, поставщиками, брокерами;
• видели ли инвойсы, упаковочные листы, спецификации, договоры;
• что именно делали;
• если опыта нет — как понимаете, чем занимается логистика и ВЭД.

4. Почему вам интересна именно такая работа?

Важно не просто “нужна удаленная работа”, а почему вам интересно развиваться в тендерах, логистике, CRM, ВЭД и операционных процессах.

5. Что вы сделаете, если получили задачу, но не до конца поняли, как ее выполнять?

Ответьте конкретно, как вы будете действовать.