Офис-менеджер (ресепшен)

Алматы, улица Климента Тимирязева, 42

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

прием и переадресация 100% телефонных звонков и факсов, поступающих в компанию;
прием и передача телефонограмм, запись в отсутствие сотрудников принятых сообщений и информирование сотрудников;
выполнение процедуры по приему и обработке звонков и факсов с жалобами на нежелательные явления, качество препаратов и запросами на медицинскую информацию.
сортировка и адресная передача входящей корреспонденции (факс, печатные издания, письма и т.д.) сотрудникам;
прием посетителей;
регистрация входящей\исходящей корреспонденции.
Координация работы с курьерскими службами:
подготовка документации для отправки/получения пакетов/посылок;
отправка пакетов/посылок сотрудникам через курьерскую почту и контроль факта получения
ведение документации по отправке/получению пакетов/посылок;
предоставление платежных документов в бухгалтерию.
Обеспечение канцелярскими принадлежностями:
ежемесячный сбор и консолидация заявок для закупа;
заказ канц.товаров у одобренного поставщика;
получение и проверка соответствия заказу;
выдача канц.товаров сотрудникам;
предоставление платежных документов в бухгалтерию.
ежемесячный учет и заказ продуктов питания, посуды;
получение и проверка соответствия заказу;
контроль расхода продуктов питания, посуды;
ежемесячный учет и заказ санитарно-гигиенических принадлежностей
получение и проверка соответствия заказу;
контроль расхода санитарно-гигиенических принадлежностей;
проверка кухни, туалетов, конференц-залов;
контроль за службами и контакты и с арендодателем (подготовка заявок и пр.);
обработка поступивших заявок, распределение заявок между сотрудниками Исполнителя, ответственными за их выполнение;
контроль исполнения поступивших заявок;
предоставление обратной связи сотрудникам Заказчика по статусу выполнения поступивших от них заявок
Другие функции:
обновление и рассылка таблицы с контактными телефонами и электронными адресами сотрудников;
техническая поддержка сотрудников при необходимости;
рассылка внутренних административных объявлений;
загрузка контрактов в систему (админ.деятельность);
проверка, оформление платежных документов;
организация заявок на изготовление карты доступа, оформление карты доступа;
организация процесса передачи/получения документов из архивной компании;
помощь в организации внутренних мероприятий;
подготовка конференц-залов по заявкам.

Требования:

Опыт работы от 1 до 3х лет (начало карьеры)
Высшее
- Уровень владения английским языком: английский продвинутый, казахский - в совершенстве; русский - в совершенстве.
Уверенный пользователь офисных приложений (Word, Excel, Adobe)
Навык ведения деловой переписки (русский, английский);
Навык ведения переговоров
Навык эффективного управления временем.
Высокие коммуникативные навыки
Умение планирования задач, работать в многозадачной среде.
Ориентация на результат
Внимательность к деталям;
Пунктуальность