Бизнес-ассистент руководителя (операционный координатор)

В торговой компании РЕДТРАК (продажа автозапчастей) открыт конкурс на вакансию "Бизнес-ассистент руководителя"

Цель позиции

Подбор сотрудника, который возьмет на себя операционное сопровождение закупок, ведение единого реестра нового продукта, контроль запросов информации и контроль исполнения задач между подразделениями

Обязанности:

1. Закупки

• формировать закупки на основании аналитики продаж, складских остатков и фактической потребности;
• перепроверять исходные данные перед формированием закупки: продажи, остатки, номенклатуру, компоненты и комплектующие;
• подготавливать файл/таблицу с перечнем позиций, которые необходимо закупать в ближайший период;
• разделять закупку по типам продукции: рессоры в сборе, верхние опоры, комплектующие и иные отдельные элементы;
• передавать подготовленную закупочную информацию на согласование руководителю.

2. Сопровождение нового продукта и ведение единого реестра

• вести единый реестр сопровождения нового продукта - рабочую таблицу для контроля статусов освоения, производства, закупки компонентов и готовности продукта к продаже;
• фиксировать в реестре все новые позиции, присвоенные номера, актуальные артикулы, наименования и характеристики продукции;
• отслеживать плановую и фактическую дату производства: что уже произведено, что находится в производстве, что не успели произвести и что вышло в просрочку;
• отмечать, можно ли уже заказывать готовый продукт и можно ли заранее заказывать компоненты для его производства;
• фиксировать перечень компонентов по каждой новой позиции: верхние опоры, и другие связанные элементы;
• собирать и заносить в реестр штрих-коды, фотографии, схемы, технические изображения, характеристики, вес в килограммах и другие параметры продукта;
• контролировать полноту данных не только по новому продукту, но и по действующей номенклатуре: наличие фото, схем, веса, характеристик и корректных наименований;
• формировать запросы в производство, закупки, склад, технический отдел и другие подразделения для получения недостающей информации и обновления данных в реестре;
• не просто отправлять запрос, а контролировать получение ответа, фиксировать статус, напоминать ответственным и доводить вопрос до результата.

3. Запросы информации и контроль исполнения задач

• вести список рабочих запросов: кому направлен запрос, какая информация нужна, дата запроса, срок ответа, текущий статус и итоговый результат;
• контролировать получение ответов по каждому важному запросу, своевременно напоминать ответственным лицам и фиксировать результат;
• передавать краткий статус по нерешенным вопросам: что ожидается, от кого, до какой даты и что требуется для дальнейшего движения задачи;
• организовывать следующий шаг по задаче, чтобы не возникало простоев из-за отсутствия информации или несогласованных действий.

4. Функция бизнес-ассистента

• оперативно соединять с нужными сотрудниками для решения рабочих вопросов;
• организовывать звонки через Битрикс;
• при необходимости дозваниваться до сотрудников по сотовой связи, уведомлять их о срочном вопросе и добиваться подключения к рабочему обсуждению;
• помогать с технической организацией связи, включая подключение через VPN или другие рабочие каналы.

Требования:

• высшее образование;
• уверенная работа с Excel, таблицами, фильтрами, сводными данными и аналитикой;
• внимательность к номенклатуре, артикулам, компонентам, штрих-кодам, схемам, фотографиям, весу и характеристикам продукции;
• умение вести несколько параллельных задач, фиксировать договоренности, контролировать сроки и доводить вопросы до результата;
• желателен опыт работы с производством, закупками, ERP, складом или сопровождением продуктовой базы;
• аналитическое мышление;
• знание основ экономики;
• навыки работы с большим объёмом информации;
• умение разбираться в методах анализа потребительского спроса, логистических процессов

Условия:

• работа в г. Набережные Челны, для иногородних соискателей предусмотрен релокационный пакет;
• официальное трудоустройство;
• регулярные командировки;
• стабильная, своевременная оплата труда;
• оригинальные детские новогодние подарки;
• дружный, высокопрофессиональный коллектив