Ассистент (юридический секретарь)

BGP Litigation — ведущая юридическая фирма, специализирующаяся на комплексной защите бизнеса и частных клиентов в России, а также за рубежом.

Обязанности:

• Работа с программой БитФинанс/1С (внесение таймшитов, выгрузка биллинга, корректировка, взаимодействие с IT и финансовой службой)
• Выставление счетов, актов для клиентов, контроль за оплатой счетов
• Ведение проектов в Битриксе, загрузка новых документов, обновление данных
• Ведение внутренней системы учета по биллингу, счетам и оплатам
• Ведение архива документов, сохранение файлов, переименование в соответствии с требованиями фирмы, предоставление доступа к файлам в облачном хранилище третьим лицам по запросу
• подготовка на основе фирменных шаблонов и согласование договоров на оказание услуг с внутренними службами
• Подготовка материалов для судов (печать, сшивание документов, отправка документов по почте/с курьером, в том числе в иностранные государства)
• Звонки по техническим вопросам с представителями государственных органов, контрагентов, подрядчиков, в том числе на английском языке
• Проверка документов в Word на соответствие фирменному стилю и шаблонам документов, внесение числовых данных в таблицы Excel, оформление презентаций PowerPoint для выступления
• Ведение календаря практики, организация встреч, рассылка приглашений на онлайн и оффлайн-встречи, бронирование переговорных/ресторанов для встреч, бронирование участия в конференциях, деловых мероприятиях, подготовка справок на основе общедоступной информации по участникам встреч, подготовка отчетов по результатам встреч
• Бронирование виз, авиа/жд билетов, отелей, в том числе в зарубежных странах
• Подготовка документов для возмещения в бухгалтерии расходов сотрудников подразделения

Требования:

• Высшее/неоконченное высшее образование;
• Опыт работы юридическим секретарем/ассистентом будет преимуществом;
• Английский язык не ниже С1-B2 (много документов на английском языке), второй иностранный язык будет преимуществом (арабский, немецкий, французский, другие);
• Умение работать с большим объемом информации/документов в сжатые сроки;
• Хорошие навыки тайм-менеджмента, самоорганизации и параллельного самостоятельного ведения нескольких проектов/задач без напоминаний руководителя;
• Проактивный подход и желание развиваться;
• Аккуратность, внимательность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственный подход и стремление к совершенству в рабочих задачах;
• Желание и возможность быстро учиться и схватывать новые вводные на лету, готовность погружаться в новые области знаний;
• Продвинутое владение Битрикс, Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint), Acrobat Reader, Zoom, Teams, мессенджерами, онлайн-календарями.

Условия:

• Возможность работать в стабильной компании с экспертизой, признанной ведущими рейтингами;
• Участие в сложных проектах, прецедентных спорах, работа с крупнейшими компаниями, включая IT-компании, фармкомпании, ритейл, компании банковского, нефтяного, промышленного, телекоммуникационного секторов;
• Участие в клиентских мероприятиях фирмы, а также участие в профильных форумах и конференциях;
• Внешнее и внутреннее обучение (тренинги, курсы, семинары, вебинары);
• Официальное оформление согласно ТК РФ;
• Конкурентоспособная заработная плата и ежегодный бонус по итогам работы;
• ДМС, а также полис выезжающего за рубеж (для командировок и отпуска);
• Фитнес и обучение английскому языку по корпоративной цене;
• Уютный офис в бизнес-центре "Империя", Москва-Сити.