Секретарь

Москва, 2-й переулок Петра Алексеева, 2

Метро: Славянский бульвар

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение внешнего и внутреннего электронного документооборота в полном объеме: регистрация входящей/исходящей документации, приказов, служебных записок, доверенностей и т.п.
Отправка документации
Отправка/получение корреспонденции на почте;
Встреча гостей (чай, кофе);
Ознакомление сотрудников с приказами;
Систематизация и оформление писем, приказов в архив, составление описи дел.
Взаимодействие с сотрудниками Общества и представителями подрядных организаций;
Выполнение поручений руководителя.
Контроль выполнения текущих ежедневных поручений руководителя;
Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора.
Взаимодействие с курьерскими, почтовыми службами;
Заказ пропусков;
Заказ авиа/жд билетов; бронирование гостиниц;
Анализ и резюмирование входящей документации.
Организация документооборота. Делопроизводство и организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, рассылка необходимых материалов.
Организация работы по обработке, поступающей (входящей) в Учреждение документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства, соблюдение сроков, форм и методов регистрации.
Контроль за прохождением служебных документов и материалов в Учреждении.
Ведение телефонных переговоров. Администрирование базы данных внешних контактов.
Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей.
Выполнение иных поручений руководителя в рамках своей компетенции.

Требования:

Высшее образование.
Опыт работы с исполнительской дисциплиной.
Грамотная устная и письменная русская речь обязательно.
Системное мышление, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, активность, пунктуальность, внимательность.
Хорошие организаторские способности, коммуникабельность, ответственность, исполнительность.
Знание ПК (Excel, Word, текстовые, табличные и графические редакторы) на уровне продвинутого пользователя.
Умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма.
Личные качества: внимательность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации, стрессоуйстойчивость.

Условия: