Помощник руководителя

Ключевая задача позиции:

Построение единой, прозрачной системы документооборота и административной поддержки топ-менеджмента, обеспечение контроля исполнительской дисциплины.

Мы предлагаем не просто позицию помощника, а полноценный старт карьеры. Вы получите возможность выстроить административный блок Компании «с чистого листа». При успешной реализации проектов - карьерное повышение до руководителя секретариата с расширением зоны ответственности.

Ваши задачи:

1. Документационное и бездокументное сопровождение в полном объеме

- планирование рабочего дня руководителя,

- встреча посетителей̆ руководителя, организация кофе-брейков для гостей и участников внутренних конференций,

- ведение деловой̆ переписки: составление писем, приказов, актов, запросов, отчетов, сопроводительных документов,

- подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций,

- организация совещаний под председательством руководителей, ведение, оформление протоколов совещаний, рассылка повесток и дополнительных материалов, постановка поручений по итогам совещаний, контроль выполнения поручений, указаний руководителя,

- travel-менеджмент (полное оформление командировок руководителя и коллег),

- прием-регистрация поступающей корреспонденции, передача ее конкретным исполнителям,

- получение и отправка корреспонденции в почтовых отделениях, взаимодействие с курьерскими службами,

- ведение реестров, формирование дел, оперативное хранение документов в ходе исполнения,

- экспертиза проектов организационно-распорядительной документации и исходящей корреспонденции,

- разработка и актуализация Стандартов по делопроизводству и организация их внедрения,

- организация работы бумажного и внедрению электронного архивов,

- участие во внедрении системы электронного документооборота в организации,

- помощь в организации участия в выставках.

2. Взаимодействие с финансовым отделом

- передача полного пакета документов по командировкам сотрудников не позднее 18 и 04 числа каждого месяца,

- ежемесячное предоставление реестра поездок на корпоративном такси с приложением служебных записок сотрудников не позднее 05 числа каждого месяца,

- запрос, контроль корректности оформления и передача закрывающих документов и актов сверки контрагентов, взаимодействие с которыми происходит в рамках выполнения трудовой функции,

- подготовка (оформление и подписание у сотрудников) всех договоров дарения,

- представление организации в банках, налоговой службе, социальном фонде России.

Требования к кандидату:

Опыт

- работы от 5 лет в делопроизводстве / административном управлении,

- аудита документооборота и внедрения изменений «с земли»,

- работы с документами, содержащими персональные данные (152-ФЗ),

- работы с 1С: Документооборот в роли админа/внедренца – Ваше преимущество.

Профессиональные навыки

- уверенные знания ГОСТов по делопроизводству и трудового законодательства (в части работы с персональными данными),

- умение вести протоколы сложных оперативных совещаний (с постановкой SMART-поручений),

- опыт восстановления архивов (бумажных) и внедрения электронных архивов,

- процедурная чёткость, педантичность – как профессиональное достоинство,

- умение и готовность работать в режиме многозадачности, с большим объёмом информации,

- четкое понимание и соблюдение вопросов конфиденциальности,

- оправданная инициатива,

- понимание и соблюдение делового этикета,

- наличие рекомендаций с предыдущего места работы.

Личные качества

- коммуникативная гибкость и компетентность,

- высокая образовательная активность,

- позитивное мышление, такт, стрессоустойчивость.

Мы предлагаем:

- оформление строго в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации,

- предварительный медицинский осмотр (за счет работодателя),

- оклад (+ежеквартальные премии по результатам работы, "13-я заработная плата" за полный отработанный год),

- ежегодное обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы (повышение окладов / индексация),

- пятидневная рабочая неделя с 9:15 до 18:00, пятница - до 16.45,

- добровольное медицинское страхование,

- корпоративные обеды, удобная столовая, чай/кофе,

- возможность обучения за счет работодателя,

- материальная помощь в рамках корпоративного стандарта,

- комфортные условия труда: новое производственное здание, буккроссинг, настольный теннис,

- дружный коллектив, корпоративные мероприятия (в том числе детские),

- корпоративный групповой спорт - своя волейбольная команда, коллективное участие в федеральных спортивных мероприятиях (марафон, велогонка La Strada , Гонка Героев), внутрикорпоративные соревнования по боулингу, картингу,

- детские подарки (Новый год, "Первоклассник"),

- большая бесплатная парковка на территории предприятия,

- корпоративный транспорт от станции метро "Проспект Ветеранов" и "Московская".

Адрес предприятия (места работы) - Ленинградская область, Ломоносовский муниципальный район, Виллозское городское поселение, тер. Южная часть производственной зоны Горелово, улица Сименса, д.2/4, пешая доступность от п. Новогорелово.