Специалист по документообороту

Санкт-Петербург, улица Маяковского, 3Б

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Создавать и вести базу данных в системе электронного документооборота (переводить документацию с бумажных носителей в электронный вид, регистрировать в СЭД, контролировать предоставление первичной и договорной документации);
Организовывать подписание договорной, первичной документации и корреспонции;
Размещать в информационной системе подписанную в ЭДО документацию;
Поддерживать взаимодействие с контрагентами при обмене документами;
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в системе электронного документооборота (прием и распределение почтовой корреспонденции);
Регистрация организационно-распорядительных документов (приказы, доверенности, служебные записки);
Организовывать надлежащее архивное хранение (обеспечивать сохранность принимаемых в архив документов);
Принимать, выдавать, упорядочивать и комплектация поступающих на хранение в архив документов;
Обеспечивать удобный и быстрый поиск документов;
Осуществлять экспедиционную обработку документов (отправка почты, оформление конвертов, почтовых уведомлений и описей внутреннего вложения, оформление заявок и подготовка документов для отправки через курьерские службы, учет и передачу их сотрудникам компании, сдача отчетной документации);
Вести учетные и отчетные документы (составлять реестры, описания и т.п.);
Контролировать сроки хранения документов, подготавливать их к уничтожению;
Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя и/или руководителя Управления делами в рамках своей компетенции и должностных обязанностей.