Специалист по административно-хозяйственным вопросам

Москва, Пресненская набережная, 10

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Основной обязанностью работника является подготовка и организация административно-хозяйственного обеспечения деятельности компании в административных и офисных зданиях подразделений.
Обеспечивает своевременную поставку всех необходимых для производственной деятельности материально-технических ресурсов (материалы, мебель, канцелярия и пр.) (далее ТМЦ).
Обеспечивает контроль и своевременную организацию по оказанию и выполнению услуг по административно - хозяйственной деятельности (клининговые услуги, коммунальные услуги, услуги по поддержанию офиса в состоянии, пригодном для эксплуатации (ремонт, техническое обслуживание здания, инженерных систем и сетей здания, лифтов), санитарно-бытовое обеспечение, уборку прилегающей территории, (далее административно-хозяйственные услуги).
Определяет потребность и обосновывает необходимость в приобретении ТМЦ и административно-хозяйственных услуг.
Разрабатывает и контролирует бюджет на текущие и последующие периоды. Организовывает процесс согласования и занесения соответствующих данных в программное обеспечение для управления бизнес-процессами (SAP ERP, 1С и т.п.).
Осуществляет планирование закупочных процедур для нужд офиса и инициирует заключение договоров, согласно утвержденному ГКПЗ.
Осуществляет договорную и закупочную деятельность (регламентные и не регламентные закупки)
Участвует в разработке и согласовании проектов договоров с поставщиками, проводит предварительную организационную работу, связанную с заключением договоров. Осуществляет контроль за выполнением поставщиками договорных обязательств. Инициирует претензионную деятельность при нарушении ими договорных обязательств, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
Контролирует корректность предоставленных поставщиком счетов и других первичных расчетных документов в рамках заключенных договоров: своевременность предоставления, корректность оформления и пр., а также и своевременное отражение в учете, согласно процедурам, установленным в Обществе. Осуществляет передачу этих документов для оплаты в Центр бухгалтерского, налогового учета и формирования отчетности.
Организовывает и контролирует ход выполнения работ по обеспечению офиса ТМЦ, порядок предоставления административно-хозяйственных услуг в рамках заключенных договоров.
Организовывает работу по приему, хранению и отпуску ТМЦ, обеспечивает их сохранность и соблюдение режимов хранения. Ведет оперативный учет движения материальных ресурсов, наличия неиспользованных производственных и складских запасов в программном обеспечении для управления бизнес процессами (SAP ERP, 1С и т.п.),
Производит инвентаризацию, списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Организовывает подготовку и размещение в офисе информации, необходимой для работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
Обеспечивает организацию и проведение корпоративных мероприятий (совещаний, переговоров, презентаций, конференций, семинаров и пр.) для сотрудников офиса.
По поручению непосредственного руководителя осуществляет проектную деятельность в рамках административно-хозяйственной деятельности.
Обеспечивает организацию обращения с отходами потребления и производства в офисе в соответствии с действующим законодательством.

Требования:

Высшее образование; опыт работы в аналогичной должности не менее 1 года; специальную подготовку (курсы, тренинги и пр.) по направлению «Административный менеджмент»;
Развитые навыки работы с компьютером и программным обеспечением (Windows), электронной почтой Outlook, SAP (желательно).

Условия:

Постоянный трудовой договор, официальное трудоустройство (согласно ТК РФ);
Офис в Москва Сити;
График 5/2;
ДМС;
Годовая премия;
Социальный пакет (компенсация затрат на занятие спортом, компенсация отдыха, путевки в детские лагеря, спортивные и культурные мероприятия для сотрудников и членов семей)
Оборудованные комнаты отдыха и приема пищи;
Дополнительные дни отпуска и выходные дни;
Широкие карьерные возможности (индивидуальные планы развития, обучение).