Ассистент руководителя/офис-менеджер

Обязанности:

• Полная подготовка офиса к рабочему дню — от систем безопасности до готовности оргтехники к эксплуатации.

• Планирование и координация рабочего графика руководителя, расстановка приоритетов во входящих запросах и встречах.

• Мониторинг выполнения поручений руководителя сотрудниками, сбор статусов и оперативное информирование о результатах.

• Подготовка материалов к переговорам, аналитических справок, презентаций и отчетов. Сопровождение на встречах и ведение протоколов.

• Полная организация деловых поездок (бронирование, логистика, визовая поддержка, формирование программ).

• Работа с информацией и документами, обеспечение информационной безопасности руководителя.

• Планирование и контроль материально-технического снабжения. Мы ждем рационального подхода к расходам и своевременного пополнения всех необходимых ресурсов.

• Проверка чистоты документов по сделкам, организация архива и контроль соблюдения стандартов делопроизводства.

• Контроль состояния помещений, взаимодействие с коммунальными и сервисными службами.

• Участие в организации ярких внутренних мероприятий, которые объединяют команду и укрепляют дух компании.

Требования:

• Способность предвосхищать потребности руководителя и команды, чувствовать контекст ситуации.

• Умение работать в режиме многозадачности без потери качества и внимания к деталям.

• Продвинутый пользователь офисного ПО, CRM-систем и оргтехники.

• Культура речи и письма, знание основ делового этикета.

  Личные качества:

• Способность брать ответственность за процессы и принимать решения в рамках своей компетенции.

• Способность держать в голове десятки задач и расставлять приоритеты.

• Доброжелательность и искренность - умение встречать гостей и коллег так, чтобы они чувствовали себя «на своем месте».

  Условия:

• Стабильный график: 5/2, с 09:00 до 18:00.

• Возможность влиять на внутренние процессы и внедрять свои идеи по улучшению жизни офиса.

• Работа в прямом контакте с лидером компании и возможность реально влиять на эффективность бизнеса.