Помощник/ассистент руководителя

Приветствую! Меня зовут Оксана Храброва — я основатель международной школы «Кодики» для детей (от 6 до 17 лет). Проект вырос из локальной студии в г. Муравленко в 2019 году. На сегодняшний день это сеть с филиалами по России и обучением детей из 10 стран.

Я ищу ассистента, который станет моей правой рукой.

Зачем мне нужен ассистент:

• Для того, чтобы вместе быстрее достигать целей бизнеса. Есть бизнес и личные задачи, которые я не могу делегировать на основную команду в силу загруженности;
• Быстро выполнять разовые поручения, быть моими "руками", которые организуют мою рутину с наилучшей эффективностью и заботой о моем здоровье и ресурсах (в том числе обеспечивающие "домашние" процессы);
• Поиск классных преподавателей к нам в команду, как одна из приоритетных задач.

Что предстоит делать

Бизнес-задачи (70%):

• HR-задачи: искать преподавателей в филиалы (не только на hh, но и через соц.сети, знать разные площадки поиска);
• Помощь с организацией и проведением оффлайн-мероприятий школы (заказать доставку, распечатать в типографии, координировать всех вовлеченных в мероприятие);
• Документооборот компании, систематизировать документы, наводить порядок в беспорядке (все должно быть "по полочкам");
• Быть моими "глазами" в чатах (их у нас много с партнерами-франчайзи и с сотрудниками). Своевременно отвечать на вопросы, фиксировать договоренности и задачи;
• Работа с франчайзи-партнерами (4 часа в месяц), собрать отчетность, информационная поддержка в чате;
• Работа с подрядчиками (контроль выполнения, а также анализ договоров с помощью ИИ). Готовность вникать в тонкости и задавать "неудобные" вопросы по части выполнения работ;
• Обеспечение офиса (координация уборщиц, заказ воды, коммуникация с сотрудниками о необходимом обеспечении офиса).

Личные задачи (30%):

• Ведение календаря (не просто поставить в календарь, а эффективно планировать день с учетом перемещений и моей загруженности);
• Travel-поддержка полного цикла. Начиная от заказа билетов, заканчивая очень подробной инструкцией, где я останавливаюсь, где могу пообедать, как мне пройти до места проведения мероприятия;
• Разноплановые задачи: заказать доставку еды, что-то забыла дома - забрать и привезти, разложить витамины и другие личные задачи;
• Будет преимуществом перед другими кандидатами, если вы готовы 2 раза в год менять резину.

Условия

— Формат: офлайн преимущественно в офисе + перемещения по городу (г.Тюмень);
— График: 5/2, стандартный с 9:00–18:00, важна готовность подключаться в нерабочее время и в выходные по срочным вопросам (не на регулярной основе);
— Доход: окладная часть 60 000 + KPI 20 000 (по результатам собеседования);
— Период принятия решения: 3 месяца (СМЗ), далее официальное трудоустройство.

Что вас ждет:

• Сыгранная команда из сильных игроков, здоровые отношения в коллективе (ключевые сотрудники имеют высокую квалификацию, разделяют общую цель и имеют друг с другом по-человечески хорошие отношения);
• Работа с адекватным и заинтересованным в вашем развитии руководителем, я всегда на связи, уважительно отношусь к личным границам. Для меня ассистент - это не просто "принеси-подай", а полноценный партнер, с которым я хочу работать в долгую (прошлый ассистент работала со мной около 2х лет);
• Работа и компания, которой можно гордиться.

К чему важно быть готовым:

• Я формулирую задачи в основном голосом и в общих чертах, описывая какой конечный результат хочу и направление. Некоторым это не подходит. Детализировать, декомпозировать, фиксировать и контролировать это уже задача ассистента;
• Я очень быстро даю задачи (могу за один раз дать от 5 задач и больше, то есть единым "потоком"). Если вас это вгоняет в стресс, и вы не можете расставлять приоритеты у себя, то мою работу организовать вы не сможете.
• Детали. Это то, что в процессе я могу упускать, поэтому мне важно это качество компенсировать. Вы должны быть в ладах с картами и ориентацией в пространстве и дотошно объяснять мне, как я должна добраться до того или иного места. Могу упустить время на дорогу или не позаботиться об обеде - мне важно, чтобы вы проявляли заботу.
• В моей команде нет понятия "не знаю/не могу". Я не сработаюсь с ассистентом, который грузит проблемой, а не приходит с конкретным решением или вариантами.

Если вам откликается такой подход, я буду рада познакомиться с вами. Найм выполняется рекрутинговым агентством, но кандидатов я отсматриваю лично.

Этапы отбора

Короткая анкета;

Собеседование с HR-специалистом (рекрутинговое агентство);

Тестовое задание (и тест на личные качества);

Собеседование с Оксаной.