Секретарь руководителя

Работа в государственном бюджетном Учреждении.

Функции:

• ведение протоколов;

• организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя Учреждения;

• ведение делопроизводства;

• контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

• Должностные обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Учреждения.

• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

• Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

• Копирует документы на персональном ксероксе.

• Исполняет личные поручения руководителя.

• высшее;
• опыт работы в программе МосЭДО, Mosedo обязателен;
• знание Ms Office уверенно, быстрая печать на ПК;
• системное и аналитическое мышление, грамотность, сообразительность, внимание к деталям, стрессоустойчивость, бесконфликтность, умение работать в команде, мотивация на результат;
• учет и ведение документации с использованием современных информационных технологий;
• способность анализировать большой поток информации, структурировать и представлять информацию в соответствии с целями в разном формате (текст, таблицы, схемы, презентации).

• ​​​​​​трудоустройство в соответствии с нормами ТК РФ;

• скользящий график работы 2/2;
• заработная плата выплачивается 2 раза в месяц без задержек;
• годовая премия;
• скидка в местном кафе 50% на обеды;
• от метро ЦСКА 5 минут пешком.