Административный менеджер

Компания «Меркатор» — команда профессионалов, создающая масштабные проекты в области визуализации данных, создания инфографики, корпоративного кино и графического оформления ТВ-программ — в поисках офис-менеджера, который возьмет на себя административное управление и станет ключевым звеном в поддержке нашей команды.

Обязанности:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских и бытовых товаров, воды и всего необходимого для кофе-брейков(чай, кофе, молоко, снеки);
• Прием, распределение и обработка телефонных звонков;

• Организация встреч, совещаний (очно и в онлайн-формате): подготовка материалов, ведение протоколов, контроль за выполнением поручений.

• Взаимодействие с курьерскими службами, арендодателем и сервисными компаниями;

• Взаимодействие с контрагентами по вопросам первичной документации (счета, акты, накладные);

• Участие в организации корпоративных мероприятий, закупок сувенирной продукции и подарков.

• Подготовка документов и сопровождение участия в закупках(тендерах): сбор пакета документов, подача заявок, контроль этапов процедуры на электронных торговых площадках (ЭТП), получение протоколов и организация подписания контрактов(до 5 тендеров в месяц);

• При необходимости: координация рабочего графика руководителя и трэвел-поддержка руководителя и сотрудников(организация командировок).

Требования:

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, специалиста по тендерам/закупкам, специалиста по документообороту, администратора или секретаря от 3-х лет;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Знание правил документооборота и делопроизводства;

• Внимание к деталям, аккуратность и исполнительность;

• Соблюдение норм делового этикета;

• Навыки многозадачности и самостоятельной организации рабочего процесса;

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

Будет преимуществом:

• Высшее образование в области документоведения, менеджмента или экономики;

• Опыт работы с электронными торговыми площадками (ЭТП) и понимание процесса закупок(если опыта нет, вы должны быть готовы самостоятельно (без обучения со стороны компании) изучить регламенты конкретных площадок и процесс участия в закупках, взяв на себя ответственность за подачу заявок и соблюдение сроков).

Условия:

• График работы 5/2 с 10-00 до 19-00 (время начала и окончания рабочего дня обсуждается);
• Уютный офис в пешей доступности от станций метро «Савёловская» и «Белорусская»;
• Работа в команде профессионалов с творческой атмосферой;
• ВАЖНО! Вакансия открыта на время декретного отпуска(до 3 лет) основного сотрудника(~ до февраля 2029 года)
  Мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве и готовы предложить успешному кандидату дальнейшее трудоустройство в компании после окончания замещения.