Ассистент/Помощник технического директора

Обязанности:

Выполняет задачи, поставленные непосредственным административным руководителем.

Планирует рабочее время руководителя, включая встречи, телефонные и прочие переговоры, собеседования и т.д.; ведет и корректирует рабочий календарь руководителя.

Занимается организацией деловых встреч и совещаний руководителя, включая приглашение участников, подготовку и/или сбор материалов, обеспечение места проведения встречи (бронирование переговорной комнаты, проверка наличия необходимого оборудования), подключение теле-/видеоконференции.

Протоколирует деловые встречи и совещания руководителя, передает протокол на утверждение руководителю, осуществляет распределение поручений протокола среди участников совещания.

Занимается организацией приема посетителей руководителя: заказ пропусков и сопровождение посетителей при необходимости.

Осуществляет прием приглашенных лиц, делегаций по поручению руководителя, включая обеспечение логистики приема, организации места пребывания, необходимых встреч, перевода совещаний и т.д.

Организует обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя.

Организует обеспечение рабочего места руководителя оргтехникой, канцтоварами и прочими принадлежностями, способствующими его эффективной работе.

Осуществляет техническую помощь руководителю (копирование, печать, сканирование и пр.).

Занимается планированием, организацией и отчетностью по служебным поездкам руководителя: логистика командировки, бронирование гостиницы, организация трансфера предоставление отчетности по командировке руководителя в соответствующие службы.

Ведет отчетность по расходам руководителя: расходы по корпоративной карте, прочие расходы.

Осуществляет сбор и подготовку аналитических, информационных, справочных и иных материалов по запросу руководителя.

Ведет телефонную и информационную базы руководителя.

Осуществляет организацию и координацию трансфера при местных и междугородних поездках по запросу руководителя.

Осуществляет организацию письменного перевода документов руководителя.

Осуществляет организацию устного перевода совещаний руководителя.

Осуществляет прием документов для руководителя через СЭД, по электронной почте, на бумажном носителе на ознакомление, исполнение, согласование, утверждение и доводит их содержание до руководителя.

Отслеживает поступление корреспонденции и печатных изданий для руководителя, своевременно передает их руководителю.

Проводит проверку правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись.

Осуществляет передачу документа(-ов) в соответствии с принятым руководителем решением в структурные подразделения и/или исполнителям.

Осуществляет контроль соблюдения сроков и выполнения указаний и поручений руководителя.

Составляет по поручению руководителя письма, запросы и другие документы и направляет их по каналам связи (почта, электронная почта, факс и пр.) в соответствующие службы или соответствующим лицам.

Организует сбор информации от подразделений и работников энергосистемы с целью подготовки аналитики и презентаций для совещаний руководителя.

Ведет табель управления энергосистемы

• Высшее профессиональное (техническое, лингвистическое, экономическое, юридическое) образование
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: MS Word, MS Excel, Power Point, Outlook Express; Internet; системы электронного документооборота, SAP

• Стаж работы на аналогичной позиции от 1 года

• Знание иностранного (английский, китайский) приветствуется

• Официальное трудоустройство.

• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00.

• ДМС.

• Социальный пакет (компенсация затрат на занятие спортом, компенсация отдыха, путевки в детские лагеря, спортивные и культурные мероприятия для сотрудников и членов семей).

• Оклад + премии.