Секретарь / Офис-менеджер / Делопроизводитель

​​​​Мы ищем ответственного, целеустремлённого и надёжного сотрудника, готового развиваться и осваивать новое. Если вы ищете место, где можно целый день проводить в соцсетях, эта вакансия не для вас. Мы ценим вовлечённость и ждём человека, который станет важной частью команды и будет активно участвовать в жизни компании.

Работа предполагает полную рабочую нагрузку и включает три ключевых направления. Вы можете специализироваться на одном из них или совмещать задачи в зависимости от потребностей офиса.

1. Роль секретаря: административная и организационная поддержка офиса

Главная задача обеспечить бесперебойную работу офиса и помочь сотрудникам эффективно выполнять свои задачи. В ваши обязанности будет входить:

• приём и распределение телефонных звонков, корреспонденции и электронной почты;
• организация и ведение делопроизводства: архивирование документов, составление отчётов;
• планирование и организация встреч и совещаний (включая бронирование переговорных комнат и оповещение участников);
• подготовка и рассылка документов: писем, презентаций, отчётов;
• управление календарём руководителя и координация его расписания;
• ведение базы данных контактов;
• заказ канцелярских товаров и других необходимых материалов.

2. Роль офис‑менеджера: организация и координация работы офиса

Вы будете отвечать за комфортные и эффективные условия работы всего коллектива. В обязанности входит:

• организация рабочих процессов и поддержание оптимальных условий в офисе;
• управление офисным оборудованием и поставками: контроль состояния и обеспечение исправной работы техники;
• обслуживание гостей и клиентов: встреча посетителей, предоставление информации, обеспечение комфортного пребывания (включая подачу чая и кофе);
• решение организационных вопросов: подготовка совещаний и обслуживание мероприятий;
• участие в финансовых задачах: планирование бюджета для офисных нужд, контроль расходов, сбор информации для бухгалтерии;
• оперативное решение текущих проблем и запросов сотрудников, помощь в непредвиденных ситуациях.

3. Роль делопроизводителя: документационное сопровождение деятельности организации

Ваша задача — обеспечить грамотное ведение документации в соответствии с нормативными требованиями и внутренними регламентами компании. Обязанности включают:

• выполнение поручений руководства: составление писем, доверенностей, заявлений, накладных и других документов, а также личных поручений руководителей; подготовка деловых встреч и совещаний;
• ведение документации: создание, обработка и систематизация офисной документации (входящие и исходящие письма, отчёты, протоколы совещаний и т. д.);
• регистрация корреспонденции: отслеживание входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в журналах учёта;
• подготовка и редактирование документов: набор и редактирование текстов, подготовка служебных записок, писем, докладов и презентаций;
• архивирование документов: организация архива, обеспечение сохранности и быстрого доступа к документам;
• координация рабочих процессов: распределение задач между сотрудниками, контроль выполнения поручений;
• поддержка в организации совещаний и мероприятий: помощь в подготовке и проведении собраний, конференций и других событий;
• взаимодействие с другими отделами: обеспечение связи между подразделениями организации и внешними контрагентами, помощь проектному отделу в оформлении документов;
• обработка информационных запросов: предоставление необходимой информации сотрудникам и внешним контрагентам;
• участие в оформлении трудовых отношений: помощь в оформлении документов, связанных с трудоустройством, отпусками и командировками сотрудников.

Работать- Ok.

​​​​​​​​​​​​​​Ok.