Ассистент отдела сопровождения проектов

Санкт-Петербург, проспект Металлистов, 7

Метро: Ладожская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Административная и организационная поддержка руководителей (коммерческий директор, руководители проектов);
Координация задач между подразделениями (разработка, продажи, финансы, юристы);
Ведение и контроль исполнения задач в таск-трекерах (постановка, дедлайны, статусы, напоминания);
Подготовка и структурирование материалов: протоколы встреч, сводки, отчеты, презентации;
Ведение деловой переписки, в том числе с использованием AI-инструментов;
Организация встреч, управление календарями, планирование командировок и оформление авансовых отчетов;
Сопровождение документооборота (договоры, письма, входящая и исходящая корреспонденция);
Контроль сроков исполнения поручений и эскалация рисков при отклонениях;
Поддержка операционной деятельности проектов (сбор статусов, консолидация информации);
Оптимизация и автоматизация рутинных процессов (в том числе с использованием AI);

Требования:

Высшее или среднее специальное образование (приоритет: управление, экономика, IT);
Опыт работы 1–3 года в роли ассистента, координатора проектов или административного менеджера;
Уверенное владение офисными инструментами: MS Office;
Навыки работы с таск-трекерами и корпоративными системами: Jira / Confluence / Notion / ELMA365 / CRM;
Понимание базовых принципов проектной работы (сроки, приоритеты, контроль исполнения);
Понимание базовых принципов работы в сфере 44-фз.;
Грамотная устная и письменная речь, уверенное ведение деловой переписки;
Навык структурирования информации (конспекты встреч, протоколы, постановка задач);
Умение работать в режиме многозадачности и быстро переключаться между задачами;
Высокая степень ответственности, внимательность к деталям, соблюдение дедлайнов;
Навыки коммуникации с внутренними и внешними стейкхолдерами;