Администратор отдела сопровождения клиентов

Описание вакансии

Хотите работать в сфере международных программ и помогать команде сопровождения держать процессы в порядке — без холодных продаж и лишнего стресса?

Deutscher Agent ;Мир 360) - это миграционное агентство, которое сопровождает клиентов на программах Au Pair, волонтёрство (BFD), Ausbildung и др. Основатель агентства, Артём Шевцов, сам прошёл путь переезда по этим программам и окончил учёбу в Otto-von-Guericke Universität Magdeburg.

Сейчас мы расширяем команду и ищем администратора отдела сопровождения.

Это роль для человека, который любит порядок, умеет работать с документами, таблицами и регулярными процессами.

Администратор помогает команде сопровождения поддерживать систему в рабочем состоянии: следит за актуальностью данных, шаблонов, регламентов, таблиц и организационных процессов внутри отдела.

В работе есть понятная структура задач, инструкции, шаблоны, чек-листы и повторяющиеся процессы.

Важно не просто выполнять поручения, а замечать несостыковки, поддерживать порядок и помогать команде работать чётко и системно.

Что вы будете делать

— выдавать доступы новым сотрудникам к документам, таблицам и рабочим инструментам

— помогать с онбордингом: знакомить с базовыми рабочими процессами и инструментами

— проверять корректность заполнения дашбордов, таблиц, папок и калькуляторов

— поддерживать в актуальном состоянии базу знаний, регламенты, шаблоны и рабочие документы отдела

— оформлять и систематизировать документы, шаблоны и инструкции в едином формате

— создавать рабочие чаты с клиентами, заполнять организационные данные и помогать с рабочей почтой

— отправлять клиентам шаблоны, гайды и регулярные организационные сообщения

— контролировать актуальность аналитики, собирать данные и поддерживать регулярную отчётность

— вести протоколы встреч, сохранять записи и публиковать основные итоги встреч для команды

— составлять анонсы, адженды встреч и организационные сообщения внутри отдела

— вести график работы отдела и поддерживать порядок в операционных задачах

Кого мы ищем

Роль подойдёт вам, если вы:

— собранный, спокойный и системный человек

— любите порядок в документах, таблицах и процессах

— не боитесь рутинных и повторяющихся задач

— умеете замечать ошибки, несостыковки и недочёты

— внимательны к деталям и аккуратны в работе

— умеете одновременно держать в фокусе несколько задач

— умеете работать по регламентам, шаблонам и чек-листам

— спокойно и корректно общаетесь с коллегами и руководителем

— умеете не теряться в потоке задач и соблюдать дедлайны

Требования

— высокий уровень грамотности на русском языке

— уверенная работа с Google Docs / Google Sheets / Google Drive / Google Calendar

— опыт в административной, координаторской или операционной роли будет преимуществом
(администратор, координатор, офис-менеджер, операционный помощник, project/support coordinator и т.п.)

— умение работать с таблицами, данными, формулами и регулярной отчётностью

— опыт ведения документов, инструкций, регламентов или баз знаний

— навык деловой письменной коммуникации

— высокий уровень самоорганизации, ответственности и пунктуальности

Будет плюсом

— опыт работы с CRM-системами

— опыт онбординга сотрудников

— опыт протоколирования встреч и организации внутренних процессов

— опыт стандартизации шаблонов, документов и рабочих процессов

Знание немецкого языка не является обязательным.

Опыт в миграционной сфере также не требуется — всему обучим.

Условия