Секретарь

Вакансия открыта в компании, реализующей современный, экологичный и социально-значимый транспортный проект на территории Санкт-Петербурга – трамвайная линия «Славянка», который решает проблему транспортной доступности густонаселённых районов на юге города.

Проект включает в себя 21 км трамвайных путей с сопутствующей инфраструктурой: новое современное депо, тяговые подстанции, остановочные павильоны, автоматизированная система управления трамвайным движением. Для линии приобретено 22 трехсекционных вагона двустороннего движения 71-932 «Невский»

Ключевые задачи:

• Ведение документооборота компании (в т. ч. работа с первичной бухгалтерией, подготовка и сдача в архив иной документации, включая электронную регистрацию);
• Организация совещаний, в том числе посредством видео-конференц связи;
• Контроль исполнения поручений руководителей, своевременной подготовки писем сотрудниками;
• Ведение протоколов совещаний, рассылка протоколов заинтересованным сторонам и внесение их в 1С;
• Регистрация и архивное хранение протоколов;
• Оформление приказов, служебных записок, доверенностей, внесение их в 1С;
• Подготовка и рассылка информационных писем и объявлений;
• Подготовка исходящих писем в органы исполнительной власти, подрядные и финансирующие организации;
• Внесение исходящей корреспонденции в 1С, контроль получения писем адресатом (получение входящих номеров);
• Регистрация договоров в 1С и передача их в архив;
• Регистрация входящей корреспонденции;
• Подготовка корреспонденции для согласования с руководителем;
• Подготовка и сдача в архив предприятия документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив;
• Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;
• Travel-поддержка руководителей, регистрация на деловые мероприятия, выставки;
• Административно-хозяйственный функционал (закупка канцелярии, воды и т.д.);
• Работа с первичной бухгалтерией, оформление, приемка-передача счетов на оплату в бухгалтерию;
• Оформление и отправка писем Почтой России, экспресс-почтой.

Для нас важно:

• Высшее образование;
• Релевантный опыт работы на должности от 3-х лет;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Опыт ведения протоколов овещаний;
• Знание MS Office: уверенный пользователь WORD, Excel, Power Point; Visio, Mindjet MindManager;
• Знание программы 1С Документооборот;
• Высокий уровень ответственности, исполнительность, внимательность, развитые коммуникативные навыки.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня, «белая» заработная плата;
• График работы: с пн по чт с 8 до 17 часов, по пт до 16-00.
• Место работы: трамвайное депо посёлок Шушары, Новгородский проспект, 50;
• Корпоративная развозка до Депо от м. Купчино;
• Программы заботы о здоровье: полис ДМС;
• Корпоративные льготы: корпоративная сотовая связь, скидки в театры, на спортивные мероприятия, фитнес, подарки для детей сотрудников.;
• Спортивные и культурные мероприятия: спортивные игры, юбилейные даты Компании, организованные экскурсии по городу, тематические мастер-классы, корпоративная библиотека.