Административный помощник / Administrative Assistant

Медный проект Баимская - крупнейший проект государственного масштаба в сфере добычи цветных металлов на постсоветском пространстве. Проект реализуется в Чукотском автономном округе, головной офис в Москве.

Обязанности:

График руководителя и внутренние встречи

• Разработка и согласование рабочего графика проведения встреч, визитов, совещаний, звонков и иных мероприятий.

• Подготовка и организация внутренних и внешних встреч (включая сбор материалов, бронирование переговорных комнат, оформление пропусков, встреча гостей).

• Ведение протоколов, деловой переписки по результатам встреч.
• Письменный и устный перевод (русский / английский), включая техническую и деловую документацию.

Внешние встречи

• Заказ транспорта, организация логистики внешних встреч и поездок.

• Подготовка пропусков, бронирование помещений, запись на личный приём.

Командировки

• Оформление заявок на командировки, взаимодействие с корпоративными службами.

• Оперативное решение внештатных ситуаций (задержки рейсов и пр.).

• Оформление отчетной документации.

HR-процессы

• Оформление заявок на подбор персонала.
• Подготовка рабочих мест, сопровождение заявок на обучение и командировки.
• Оформление отпусков, табеля рабочего времени, взаимодействие с банками и кадровыми службами.

Документооборот

• Ведение входящей/исходящей корреспонденции, регистрация и учет документов.

• Подготовка писем, аналитических и справочных отчетов.

• Подготовка презентаций и официальных материалов на 2трех языках (русский, английский).

• Контроль исполнения распоряжений руководителя и сроков проектов.

Рабочее место

• Организация снабжения руководителя техникой, мебелью и канцелярией.

Прочее:

• Оперативная поддержка подразделения в организационных вопросах.

• Высшее образование (предпочтительно гуманитарное, лингвистическое, управленческое).

• Опыт работы на аналогичной позиции от 2 лет.

• Владение русским, английский – уровень свободного владения (обязательно).

• Отличные навыки планирования, тайм-менеджмента, коммуникации и делопроизводства.

• Уверенное владение MS Office, Outlook, 1С, средствами онлайн-коммуникации (Zoom, Teams и др.).

• Опыт работы с документооборотом.

• Высокая организованность, ответственность и внимательность к деталям.

• Офис 5/2, локация – г. Москва, ст. м. Деловой центр.
• Оформление строго в соответствии с ТК РФ.
• Компенсация питания в офисе - 700 руб. за 1 рабочий день.
• ДМС на сотрудника и двух членов семьи, годовой бонус.