Офис-менеджер

В компанию "Проффарм" требуется офис-менеджер с полной вовлеченностью и пониманием важности своей позиции в деятельности руководителя.

Обязанности:

Административные

• Обеспечение бесперебойной работы офиса.
• Контроль выполнения распоряжений руководства и обеспечение соблюдения установленных правил.
• Организация работы обслуживающего персонала: уборщиков, курьеров, ремонтников, а при необходимости — и других вспомогательных сотрудников.
• Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и согласование логистики.
• Помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий — собеседований, тренингов, корпоративных встреч, конференций, семинаров и других событий. ​​​​​​​

Документальные:

• Регистрация входящей, исходящей или внутренней документации.
• Организация хранения документов.
• Выполнение электронных и физических рассылок информации внутри компании через мессенджеры и e-mail.
• Подготовка проектов документов по поручению руководителя, обеспечение согласования проектов с руководителями подразделений.
• Контроль документооборота между офисом и подразделениями.
• Формирование дел и передача их в архив, обеспечение сохранности документации.

Хозяйственные:

• Закупка расходных материалов (канцелярия, офисная техника, мебель).
• Поддержание рабочего состояния оборудования.
• Контроль за санитарным состоянием офисных помещений.
• Взаимодействие с подрядчиками для выполнения различных услуг.
• Обустройство рабочих мест и контроль за их чистотой.
• Организация питания сотрудников: заказ продуктов и подбор компаний по доставке еды.
• Контроль за состоянием офисного оборудования — при выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ.

• Коммуникационные

• Приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений и направление обращений в нужные отделы.
• Организация встреч, совещаний и деловых переговоров — офис-менеджер бронирует переговорные комнаты, готовит раздаточные материалы, обеспечивает наличие техники и напитков.
• Информационное обеспечение — своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях.
• Взаимодействие с контрагентами — получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний.
• Кросс-функциональное взаимодействие — координация работы между отделами, выявление и устранение коммуникационных барьеров.

Требования:

• Опыт работы в административной или офисной сфере от 3-х лет
• ​​​​​​​Владение офисными программами. Составление таблиц в Excel (учёт расходов), создание презентаций в PowerPoint, работа с Google Workspace или Microsoft 365 для совместного редактирования документов.
• Управление закупками. Использование платформ для оптовых заказов канцтоваров, моющих средств, воды, умение вести переговоры с поставщиками для получения скидок.
• Базовые знания бухгалтерии. Оформление счетов-фактур, актов сверки, работа с электронными подписями.
• Цифровая грамотность. Настройка видеоконференций в разных платформах, работа с облачными хранилищами (Dropbox, OneDrive), базовые навыки графических редакторов для презентаций.

Мы предлагаем:

• Удобное расположение офиса
• Официальное оформление по ТК РФ
• Возможность расти и развиваться в реализации интересных проектов при росте компании
• График работы с пн. по пт., с 09-00 до 18-00
• Обед в удобной, красивой и обустроенной комнате отдыха
• Дружный коллектив
• Испытательный срок 3 месяца

Мы по достоинству оцениваем усилия наших сотрудников.

А еще, у нас очень классный офис и радушный коллектив.

У нас есть отличные возможности для карьерного роста и развития. Присоединяйтесь к нашей команде и станьте частью успешной и динамичной компании, где ваш талант и усилия будут оценены и вознаграждены.