Специалист по документообороту и административной поддержке

Москва, Олимпийский проспект, 16с5

Метро: Достоевская

Описание вакансии

Приветствуем!

Мы в BrandMonitor ищем внимательного и аккуратного специалиста по документообороту с функционалом офисного менеджера, который наведёт порядок в потоках документов и поможет держать офисные процессы в идеальном состоянии.

Это роль на стыке документооборота, 1С, закупок и офис-менеджмента: вы будете отвечаешь за путь документа от входящей корреспонденции до архива и за бесперебойную работу офиса.

Кто мы?

BrandMonitor — международная юридическая компания. Мы помогаем мировым и российским брендам защищать товарные знаки и бороться с контрафактом — онлайн и офлайн. Работаем с 450+ брендами и выстраиваем процессы от маркетплейсов до таможни и судов.

Обязанности

Принимать, регистрировать и распределять входящую/исходящую корреспонденцию;
Проверять корректность оформления, организовывать подписи, сканирование и архив;
Вести реестры (договоры, акты, счета, письма) и деловую переписку с контрагентами;
Готовить и отправлять пакеты документов; участвовать во внедрении/настройке ЭДО и системы хранения;
Формировать в 1С карточки контрагентов, заводить договоры, делать базовые сверки/первичку;
Контролировать корректность данных и статусов в 1С;
Обеспечивать закупки и снабжение (канцтовары, вода/кофе, техника, сервисы), взаимодействовать с подрядчиками (клининг, курьеры, связь), контролировать SLA;
Оказывать оперативную поддержку команде и руководителю по хозяйственным и операционным задачам;
Собирать и контролировать счета/оплаты, готовить отчёты по расходам и закупкам;
Поддерживать клиентскую команду в выставлении счетов и контроле оплат;

Кого мы ищем:

Высшее образование;
Понимание делопроизводства/документооборота, опыт с ЭДО;
Скрупулёзность, внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом;
Экспертное знание 1С (карточки контрагентов, заведение договоров - обязательно);
Навыки деловой переписки; уверенное владение MS Office / Google Sheets & Docs;
Опыт работы с Bitrix, Яндекс.Трекер - будет преимуществом;
Умение держать несколько задач параллельно и доводить их до результата;
Знание иностранных языков будет плюсом.