Офис-менеджер

О компании

EMEX — компания с большой и интересной историей, один из первых маркетплейсов на рынке РФ. Cейчас EMEX — международный холдинг, который включает торговый, информационный, и фулфилмент бизнесы: EMEX.ru, EMEX.DWC в ОАЭ, фулфилмент оператор HWC.

• Информационный бизнес — соединяет покупателей и продавцов и агрегирует информацию о 55 миллионах товарных предложениях.
• Торговый бизнес — самостоятельно приобретает и продает товары, и задает планку качества продуктов на маркетплейсе.
• Фулфилмент бизнес — формирует глобальную сеть дистрибуции и предоставляет услуги по хранению, обработке и доставке в более, чем 30 стран мира.
• Бэк-офис / Управляющая компания — новое направление, выделяемое в самостоятельный бизнес. Мы отвечаем за управление деньгами, людьми, рисками и правилами во всей группе компаний.

EMEX — стабильный бизнес: на протяжении 20+ лет мы прибыльны каждый квартал. Достигнув определенного размера бизнеса и масштаба операций, компания столкнулась со всеми последствиями быстрого роста. Сейчас у бизнеса есть задача — быть эффективным, а для этого нужно достичь промежуточных целей по измеримости и управляемости. Для этого мы перепроектируем структуру всех компаний и значительно усиливаем наш фулфилмент бизнес.

Нами движет не только экономическая цель, но и наше видение и миссия. Мы хотим внести вклад в изменение экономического и социального уклада: от монополии корпораций к конкуренции талантов.

О команде

Вы присоединитесь к команде Back Office, которая создаёт архитектуру управления финансами, людьми и рисками EMEX.

Сейчас в команде EMEX больше 700 человек, включая 45+ человек бэк-офиса, которые обеспечивают работу и развитие торгового, информационного, фулфилмент бизнесов.

Вы будете отвечать за поддержание эффективной работы офисов в России и ОАЭ и обеспечивать их бесперебойное функционирование вместе с командой снабжения и эксплуатации.

Кого и зачем мы ищем

Мы ищем Офис-менеджера, который поддержит организованную и продуктивную рабочую среду (Офис), что позволит сотрудникам сосредоточиться на своих основных обязанностях и повысить общую эффективность бизнеса. Поэтому основными задачами Офис-менеджера будут:

• Обеспечение бесперебойной работы офисов - все административные процессы выполняются эффективно и своевременно (например — отправить корреспонденцию, забронировать отель, добраться до офиса на корпоративном транспорте, оформить пропуск для въезда на территорию, заказать такси, выдать корпоративную Sim карту и т.д.) - Москва и Дубай.
• Контроль за чистотой и состоянием офисного пространства - взаимодействие с службой клининга и эксплуатации, визуальный контроль состояния мебели и офисного оборудования, контроль за наполнением переговорных комнат, зон приема пищи и т.д. – Москва.
• Обеспечение всеми необходимыми ресурсами (взаимодействие c отделом Закупок по вопросам обеспечения: питанием, канцелярией, водой, мебелью и т.п.) - визуальная насмотренность и контроль за порядком в офисе - Москва.
• Корпоративная связь - контроль и выдача корпоративных Sim карт, учет затрат на мобильную связь, взаимодействие с бухгалтерией по предоставлению детализации к отчетным документам - Москва и Дубай.
• Контроль за расходами — оптимизация офисных затрат и контроль за текущим наличием необходимого обеспечения в рамках зоны ответственности, чтобы избежать перерасхода средств - Москва и Дубай.
• Корпоративное такси - организация доступов к ресурсу корпоративного такси и контроль за ежемесячными расходам по данной статье - Москва и Дубай.
• Поддержка корпоративной культуры — внесение вклада в поддержание благоприятной атмосферы в командах, участие в организации корпоративных мероприятий, формирование позитивной коммуникации в рамках поступающих запросов и повышение лояльности сотрудников компании к административным сервисам – Москва.
• Учет ТМЦ - формирование заявок в корпоративных электронных ресурсах на поставляемые ТМЦ, кросс функциональное взаимодействие с сотрудниками бухгалтерии и эксплуатации на предмет эффективного и прозрачного контроля процесса. - Москва

Вы будете отвечать за следующие метрики (они же будут вашими KPI):

• уменьшение количества жалоб на чистоту, комфорт и своевременные поставки и качество продуктов;
• сокращение среднего времени на решение инцидентов, связанных с организацией рабочей среды;
• процент снижения необходимых затрат на поддержание офиса;
• позитивная обратная связь от сотрудников по уровню административного сервиса.

Цели на первые 12 недель:

• Провести прием дел от текущего поставщика административного сервиса в рамках зоны ответственности;
• Оценить запасы и потребности — провести инвентаризацию офисных ресурсов (продукты питания, канцелярские товары, расходные материалы и т.д.) и сформировать план закупки недостающих товаров и продажу ненужных (при необходимости).
• Обеспечить порядок в Офисе — с помощью команды снабжения и эксплуатации улучшить состояние рабочих мест, общих зон и помещения в целом.

Какие компетенции нужны

Уровень и опыт

• Уровень — Middle;
• Опыт в управлении офисным пространством от 2 лет;
• Уровень владения английским - от A2.

Hard-Компетенции

• Вы умеете выстраивать процессы, позволяющие поддерживать и улучшать условия в офисах.
• Вы обладаете навыком насмотренности и чувством прекрасного (актуальными для организации ежедневных небольших улучшений на площадках).
• Вы умеете выстраивать конструктивные взаимоотношения с подрядчиками — получая от них услуги в соотношении качество/ цена/ срок, эффективно решаете спорные вопросы в рамках договора поставки.

Soft-Компетенции

• Вы максимально самостоятельны и можете работать в рамках согласованных KPI и плана действий, принося результат.
• Вы отлично владеете коммуникацией — делаете резюме самого важного, структурно говорите, отлично выступаете, комфортно себя чувствуете в сложных переговорах, умеете проводить эффективные встречи. Вам нужно будет общаться с сотрудниками, поставщиками, дизайнерами интерьеров, решать спорные ситуации, доносить желания и позицию компании.
• У вас хорошо развита обучаемость — вы открыты к новым знаниям и умеете их эффективно использовать для достижения результата с привлечением ресурсов команды, учитываете интересы всех сторон, не отказываетесь от дополнительной ответственности и не проходите мимо, если кому-то нужна ваша помощь.
• Вы готовы работать в сильной и сфокусированной на результате команде — вам нравится сотрудничество с коллегами для решения сложных задач, вы не склонны к спорам “просто так”. Работа в сильной и слаженной команде — один из ключевых аспектов вашей мотивации.
• Вы умеете работать с людьми разных ролей — от инженера-наладчика, до продакт менеджеров. Вы знаете, как выстроить процессы работы, чтобы сотрудничество было эффективным.

Что мы предлагаем

• Возможность самостоятельно улучшать процессы: мы в первую очередь опираемся на смыслы, поэтому, если вы сможете обосновать свою идею и ее ценность, мы дадим вам карт-бланш на ее реализацию. Вы увидите, как ваши идеи приносят пользу бизнесу.
• Мы растем не только в пределах рынка России или ОАЭ. Постепенно мы расширяем географию присутствия, и это даст вам возможность попробовать себя в международном развитии и поможет на практике изучить новые инструменты для работы за рубежом.
• Возможность разработать “с нуля” продукты и процессы, которыми будут пользоваться 700+ человек самых разных профессий.
• Рабочее место сотрудника будет размещаться в первые 3 месяца между 2-мя офисами: 2 дня офис в Дзержинском, 3 дня офис в Котельниках.
• ДМС для комфортной работы.

Как будет выстроен процесс найма

HR интервью →

Собеседование с Руководителем административного отдела →

Оффер.