Делопроизводитель

Секретарь-делопроизводитель в компанию по производству оборудования для измерений нефти и нефтепродуктов.

Секретарь-делопроизводитель — это специалист, который отвечает за порядок в документах. Он фиксирует, регистрирует, хранит и передает документы внутри организации. Его задача — сделать так, чтобы нужный документ оказался в нужном месте в нужное время. Если вы обладаете данными компетенциями, присоединяйтесь к нашей команде и станьте частью компании!

Обязанности:

Работы с документацией

Делопроизводитель, специализируется на ведении документооборота, включая регистрацию, учёт, хранение и обработку документов.

• Оформление исходящих документов и проверка правильности их оформления, адресации, наличия подписей, виз и приложений.
• Регистрация исходящих документов (на карточках, в компьютере) с ведением соответствующих картотек (журналов), ведение бумажного и электронного документооборота.
• Формировать исполненные документы в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой организации.
• Подготавливать документы к последующему хранению и использованию: проводит экспертизу ценности, оформляет дела, составляет описи.
• Формировать архивные дела организации.
• Следить за правильным оформлением документов.
• Составлять проекты документов, править, согласовывать и передавать на подписание руководителем.
• Согласование договоров, контроль получения оригиналов от контрагента.
• Составление протоколов совещаний, доверенностей на сотрудников.
• Составление инструкций и регламентов по делопроизводству, подготовка шаблонов документов.
• Проводить инструктажи по правилам оформления документов и работе с электронным архивом.
• Подготавливает документы к проверкам.

Работы организационного характера

Секретарь, в первую очередь, отвечает за организацию работы офиса и руководителя, проведение встреч и переговоров, а также частично за работу с документами.

Офис руководителя

• Организация совещаний, ВКС, встреч с контрагентами.
• Работа с посетителями офиса руководителя.
• Взаимодействие с контрагентами компании.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса.
• Ведение календаря руководителя.
• Информационное обеспечение руководителя.
• Работа с информацией.
• Телефонное общение (владение информацией, регистрация звонков, переадресация звонков и т.д).
• Работа с входящей и исходящей информацией на email.
• Работает с почтовыми и курьерскими службами.
• Работа с почтовыми агрегаторами (Почта России, СДЕК, КСЭ).

Эти обязанности требуют от секретаря-делопроизводителя хорошей организационной способности, внимательности к деталям и умения эффективно управлять временем.

Требования к кандидату:

• Образование: начальное профессиональное или среднее полное образование, специализированная теоретическая подготовка, знание норм и правил делопроизводства.
• Системное мышление.
• Коммуникативные навыки: вежливое и грамотное общение с клиентами, партнёрами и сотрудниками.
• Гибкость и адаптивность.
• Хороший уровень письменной речи.
• Коммуникабельность.

Условия сотрудничества

• Полная занятость с графиком работы 5/2.
• Работа на месте работодателя с комфортными условиями труда.
• Возможности для профессионального развития и карьерного роста.
• Дружный коллектив и поддержка на всех этапах работы.

О компании:

МИГНА — производственная компания с богатым опытом в поставках оборудования для измерений количества и качества нефти и нефтепродуктов.

Собственные производственные мощности : г Серпухов, Московской обл.

Ведется научно – производственная деятельность, совместно с заказчиками. Производятся опытно – промышленные испытания новых образцов продукции.

Компания принимает участие в научно - практических конференциях - ежегодные советы метрологов и др.

Присоединяйтесь к нам и станьте частью команды, создающей инновационные продукты для повышения эффективности и конкурентоспособности наших клиентов!