Ассистент по проектам и организации мероприятий

Менеджер по организации проектов и бизнес-поддержке

О позиции:
Мы ищем человека, который станет «правой рукой» команды и руководства в вопросах реализации наших ключевых событий. Это роль для тех, кто любит порядок, умеет договариваться с кем угодно и получает драйв от того, что масштабное мероприятие проходит идеально благодаря его подготовке. Вы будете отвечать за весь операционный цикл: от поиска автобуса в другом регионе до выполнения точечных рабочих поручений руководства, которые помогают бизнесу двигаться быстрее.

Ваши задачи будут разделены на несколько ключевых блоков:

1. Event-менеджмент и подготовка площадок:

• Полный цикл подготовки площадок для Форумов, курсов и прочих мероприятий: от поиска по ТЗ и заключения договоров до контроля смет и получения скидок
• Управление подрядчиками на площадке: координация фотографов, видеографов, технических специалистов
• Организация ввоза оборудования и работы персонала отелей/площадок
• Подготовка атрибутики: заказ и контроль производства бейджей, программ, организация системы регистрации

2. Логистика и Travel-сопровождение:

• Организация транспортного сообщения для участников туров по России
• Полное сопровождение руководителей и команды в поездках: покупка авиа и ж/д билетов, бронирование отелей
• Сопровождение мероприятий «в полях»: личное присутствие и оперативное решение любых возникающих вопросов

3. Гастрономическое сопровождение:

• Организация питания для туров и других мероприятий
• Поиск локаций, согласование меню, расчет порций и контроль оплат

4. Административная и бизнес-поддержка:

• Выполнение рабочих поручений руководителей, связанных с операционной деятельностью компании и организационными процессами
• Ведение документооборота с подрядчиками (договоры, счета, акты)
• Жизнеобеспечение офиса: от заказа пропусков до закупки канцелярии и хоз. товаров

Мы ждем, что вы:

• Имеете опыт в event-индустрии, логистике или на позиции бизнес-ассистента
• Обладаете талантом организатора: умеете держать в голове десятки деталей и не терять контроль
• Умеете вести переговоры и добиваться выгодных условий от поставщиков
• Проактивны: не ждете инструкций, а видите задачу и предлагаете решение
• Готовы к динамичному графику в периоды проведения мероприятий

Работая с нами, вы получите:

• Разноплановые задачи, где каждый день приносит новый опыт и кейсы
• Возможность участия в крупных отраслевых проектах (Форумы, Бизнес-туры)
• Работу в профессиональной и амбициозной команде
• График работы 5/2 с 10:00 до 19:00