Operations & Documentation Specialist (IT Services)

Эта роль не связана с креативом, HR, маркетингом или управлением людьми.

Основной фокус — точность, проверка результата на соответствие реальности и доведение задач до корректного завершения без постоянного контроля.

Если вы по привычке перепроверяете даты, суммы и логику — эта роль вам подойдёт.
Если вам ближе коммуникации, креатив или выполнение задач строго “по инструкции” без осмысления результата — эта роль не для вас.

Подходящий бэкграунд

• Бухгалтерия, финансы, аудит, операционная деятельность, административные роли

• Опыт работы с документами, договорами, платежами, комплаенсом

• Опыт в IT- или сервисных компаниях будет плюсом

Основные обязанности

• Подготовка, проверка и ведение счетов, актов и платёжных документов

• Координация подписания и обмена документами с партнёрами и клиентами

• Контроль корректности операционных данных (договоры, платежи, записи)

• Проверка наличия всех необходимых документов и согласований до оплаты или начала работ

• Отслеживание статуса задач, чёткое фиксирование прогресса, блокеров и несоответствий

• Сопровождение документооборота при онбординге новых сотрудников / подрядчиков

• Контроль подписания соглашений и сбора обязательных документов

• Создание и проверка доступов к внутренним системам (почта, CRM, инструменты)

• Проведение первичных скринингов по готовым чек-листам

• Задание базовых технических вопросов с использованием предоставленных ответов

• Точная фиксация ответов и принятие решения: пройти / не пройти / эскалировать

• Координация встреч, календарей и деловой переписки (email, Telegram)

Требования

• Опыт работы с таск-трекинг системами, Google Sheets, CRM, ERP

• Привычка проверять результат на соответствие реальности, а не просто по шаблону

• Неприятие ситуаций, где результат формально корректен, но по сути неверен

• Внимательность к датам, числам и логике

• Умение останавливать выполнение задачи и эскалировать вопрос, если что-то не сходится

• Способность выполнять задачи самостоятельно и полностью, без перекладывания решений

Условия работы

• Удалённый формат

• Полная занятость

• Доступность в рабочие часы обязательна

• Фиксированная ежемесячная оплата (зависит от опыта)

Role Summary

We are looking for a precise, reality-oriented operations specialist to own document flow, payments support, onboarding logistics, and operational correctness in an IT services business.

This role is not creative, not HR, not marketing, and not people-management.

It is about accuracy, sense-checking, and finishing work correctly without supervision.

If you naturally double-check dates, numbers, and logic - this role fits.

If you prefer communication, creativity, or “doing tasks strictly as written without questioning” - this role is not a fit.

Background That Fits Well
Accounting, finance, audit, operations, or admin roles
Experience with documents, contracts, payments, or compliance
Experience in IT / services companies is a plus

Key Responsibilities

Prepare, verify, and maintain invoices, acts, and payment-related documents

Coordinate signing and document exchange with partners and clients

Own correctness of operational data (contracts, payments, records)

Ensure all required documents and approvals are completed before payments or starts

Track task progress and clearly report status, blockers, or inconsistencies

Coordinate onboarding document flow for new hires / contractors

Ensure all agreements are signed and required documents collected

Create and verify access to internal systems (email, CRM, tools)

Conduct initial screenings using predefined question lists

Ask basic technical questions using provided answer guidelines

Record answers accurately and mark pass / fail / escalate

Coordinate meetings, calendars, and communication in email / Telegram

Requirements:

Experience with task trackers, Google Sheets, CRM, ERP systems

Strong habit of sense-checking outputs against reality, not just following templates

Discomfort with “technically correct but practically wrong” results

Natural tendency to double-check dates, numbers, and logic

Ability to stop work and escalate when something doesn’t make sense

Ability to complete tasks independently and fully, without pushing decisions back

Working Conditions

• Remote
• Full-time
• Availability during business hours required
• Fixed monthly compensation (based on experience)