Личный ассистент собственника (Москва) / Personal Assistant to Founder

Москва, Мосфильмовская улица, 8

Метро: Поклонная

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ищем личного ассистента собственника бизнеса: организовать личную и деловую «операционку» руководителя так, чтобы все поездки, встречи, задачи, коммуникации и личные поручения выполнялись вовремя и без потерь качества.
Роль для человека, который любит порядок, умеет держать высокий темп, не теряется в нестандартных ситуациях и готов быть «правой рукой» в динамичном графике, включая периодическое проживание руководителя в тёплых странах.
1) Travel и международная поддержка
Полный цикл организации поездок: билеты, визовая поддержка (при необходимости), отели/апартаменты, трансферы, страховки, маршруты, бронирования.
Решение форс-мажоров (переносы, отмены, замены, экстренная логистика).
Организация проживания и быта руководителя за рубежом: сервисы, бытовые вопросы, локальные подрядчики.
2) Ассистирование на созвонах и управление задачами
Присутствие на созвонах (по необходимости), стенографирование/протоколирование.
Фиксация поручений, постановка задач, контроль сроков, напоминания, сопровождение исполнения.
Ведение календаря: встречи, личные события, дедлайны, «окна», приоритизация.
3) Личные поручения и организация мероприятий
Организация личных мероприятий/ивентов (приглашения, площадки, тайминг, координация).
Покупки, подарки, поздравления, личные заказы, работа с сервисами и подрядчиками.
Ведение личных коммуникаций: SMS/мессенджеры (по договоренности), согласование ответов, контроль своевременности.
4) Персональный бренд и соцсети (executive support)
Администрирование социальных сетей руководителя: планирование, публикации, сторис/посты, базовая аналитика.
Координация контент-процесса: постановка ТЗ дизайнеру/монтажеру/копирайтеру, сбор материалов, контроль дедлайнов.
Поддержание “единого стиля” присутствия руководителя в публичном поле.
5) Сопровождение
Выезды с руководителем на мероприятия при необходимости: координация на месте, логистика, тайминг, организационные вопросы.

Требования:

Проживание в Москве и готовность быть на связи в рабочие дни (и иногда вне стандартного графика — по заранее согласованным правилам).
Английский язык: уверенный B1–B2 (коммуникация по поездкам/сервисам/трансферам/бронированиям, решение вопросов за границей).
Опыт ассистентом руководителя/личным помощником/exec assistant — как преимущество.
Сильные навыки организации: календарь, дедлайны, приоритеты, внимание к деталям.
Деликатность и конфиденциальность (умение работать с личной информацией).
Быстрая реакция, стрессоустойчивость, самостоятельность, «доводить до результата».
Презентабельный внешний вид и готовность к деловым мероприятиям (дресс-код по ситуации).

Условия:

Работа напрямую с собственником, задачи высокого уровня ответственности и доверия.
Динамичный график, разнообразные задачи (travel, ивенты, бренд, операционное сопровождение).
Возможность профессионального роста до executive assistant / руководителя административной функции.
Оплата: обсуждается по итогам собеседования (фикс + возможные бонусы за результат).
Командировки/сопровождение — по согласованию, расходы в поездках покрываются.