Секретарь

Ведение делопроизводства:

• Регистрация и сортировка входящей/исходящей корреспонденции.

• Ведение внутренней документации (приказы, распоряжения, протоколы и т. д.).

• Хранение и систематизация документов.

Организация рабочего времени руководителя:

• Ведение календаря встреч.

• Напоминание о запланированных мероприятиях.

• Подготовка необходимых материалов к встречам.

Приём посетителей и телефонных звонков:

• Вежливое и корректное общение.

• Фильтрация и перенаправление звонков.

• Организация приёма гостей.

Организация совещаний и командировок:

• Согласование времени, рассылка приглашений.

• Заказ билетов, бронирование гостиниц и т. д.

Осуществление административной поддержки:

• Подготовка служебных записок, писем, презентаций.

• Заказ канцелярии, контроль за офисными расходами.

• Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами.

Требования к секретарю

Образование:

• Среднее специальное или высшее образование (предпочтительно — управление, филология, юриспруденция, лингвистика, экономика).

Профессиональные навыки:

• Владение ПК (MS Office, Excel, Outlook, 1С и др.).

• Грамотная устная и письменная речь.

• Умение работать с оргтехникой.

• Навыки делового общения и делопроизводства.

Личные качества:

• Вежливость, тактичность, стрессоустойчивость.

• Организованность и пунктуальность.

• Умение хранить конфиденциальную информацию.

• Быстрая обучаемость, внимательность к деталям.

• Исполнительность, ответственность.

Дополнительные требования (по ситуации):

• Владение иностранным языком (часто — английским).

• Знание протокола делового этикета.

• Опыт работы в аналогичной должности.