Офис-менеджер

Вакансия: Офис-менеджер

Должностные обязанности

Организация и обеспечение бесперебойной работы офиса

• Закуп и контроль наличия канцелярских товаров, воды, расходных материалов

• Взаимодействие с арендодателями, курьерскими, сервисными и коммунальными службами

• Поддержание порядка и комфортной рабочей атмосферы в офисе

Документооборот

• Приём, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции

• Подготовка, оформление и хранение договоров, актов, счетов, служебных записок

• Ведение бумажного и электронного архива документов

Административная поддержка руководства и сотрудников

• Организация встреч, переговоров и совещаний

• Ведение календаря руководителя

• Выполнение административных поручений руководства

Работа с клиентами и партнёрами

• Приём и обработка входящих звонков и писем

• Первичное консультирование клиентов

• Перенаправление запросов ответственным сотрудникам

• Ведение базы контактов

Учёт и отслеживание складских остатков

• Ведение учёта оборудования, материалов и расходников на складе

• Контроль остатков и своевременное информирование о необходимости пополнения

• Приём и выдача оборудования со склада

• Сверка фактических остатков с учётными данными

• Ведение складных таблиц / учёт в 1С (при наличии)

Кадровая и организационная поддержка (при необходимости)

• Ведение табеля учёта рабочего времени

• Помощь в оформлении приёма, увольнения, отпусков сотрудников

• Контроль наличия кадровых документов

Контроль и отчётность

• Подготовка внутренних отчётов по поручению руководства

• Контроль исполнения задач и соблюдения сроков

Требования к кандидату

Образование

• Средне-специальное или высшее образование

Опыт работы

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя от 1 года (желательно)

Профессиональные навыки

• Уверенное владение ПК (MS Word, Excel, Google Docs)

• Опыт ведения складского учёта (желательно)

• Грамотная устная и письменная речь

• Навыки деловой переписки

• Умение работать с офисной техникой

Личностные качества

• Ответственность и организованность

• Внимательность к деталям

• Коммуникабельность и вежливость

• Стрессоустойчивость

• Умение работать в режиме многозадачности

Дополнительные преимущества

• Знание казахского и русского языков (обязательно), английский — плюс

• Навыки работы с 1С или другими учётными системами

• Опыт работы в технической или торговой компании

Условия работы

• Официальное трудоустройство согласно Трудовому кодексу РК

• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00

• Стабильная и своевременная выплата заработной платы

• Размер заработной платы — по результатам собеседования

• Комфортное рабочее место в офисе

• Дружный коллектив

• Возможность профессионального роста и обучения

• Испытательный срок: 1–3 месяца