Офис-менеджер

Уже 8 лет мы, RocketData, работаем над платформой, которая помогает компаниям со множеством локаций (ритейл, банки, HoReCa, АЗС, медицина, финансовые организации и т.д.) управлять информацией о каждой из них в геосервисах (картах, навигаторах, каталогах, справочниках, соцсетях), а также собирать отзывы и эффективно работать над своей онлайн-репутацией.

Мы - первые в СНГ, кто разработал платформу по управлению онлайн-присутствием и сегодня RocketData пользуются более 17 тысяч клиентов из разных стран.

Сейчас RocketData - это 300+ сотрудников и 1800 кв.м двухэтажного здания и мы находимся в поисках офис-менеджера, который создаст уют и порядок в жизни нашего офиса.

Ключевые задачи:

• обеспечивать жизнедеятельность офиса (обеспечивать закупки необходимых продуктов, посуды, канцелярии, аптечки, работать с текущими подрядчиками и осуществлять поиск новых);
• поддерживать чистоту, порядок в офисе, поливать цветы, осуществлять стихийную уборку, следить за наличием канцелярии в переговорах;
• отслеживать исправность и чистоту оборудования (кофе-машины, холодильники, пурифайеры);
• обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, вести учёт, и направлять в соответствующие отделы организации, взаимодействовать с сотрудниками по вопросам документооборота (работа с несколькими почтовыми контрагентами: Семар, СДЭК, Белпочта);
• осуществлять контроль подрядчиков по техническому обслуживанию здания, клининговой службы;
• подготавливать рабочие места для новых сотрудников и гостей;
• встречать гостей офиса;
• сопровождать организацию командировок (заниматься поиском и бронированием жилья для командированных сотрудников);
• планировать, составлять, согласовывать и контролировать бюджет на затраты по офису;
• обновлять списки парковочных мест сотрудников;
• взаимодействовать с юридическим, финансовым и HR-отделом и помогать по запросу.

Мы ожидаем от вас:

• опыт от 1 года в роли офис-менеджера;
• организованность и умение управлять временем: приоритизация задач, ведение нескольких процессов одновременно, соблюдение сроков;
• внимательность к деталям: контроль исправности оборудования, чистоты, наличия канцелярии, аккуратная работа с корреспонденцией;
• коммуникабельность и умение выстраивать взаимодействие (проактивное): работа с сотрудниками, подрядчиками, гостями; корректная и вежливая коммуникация;
• стрессоустойчивость: спокойная работа при большом количестве мелких задач и внеплановых запросах;
• гибкость и адаптивность: быстрое переключение между задачами, реагирование на внеплановые ситуации;
• проактивность: умение предвидеть проблемы, предлагать улучшения, контролировать подрядчиков и процессы без постоянного напоминания;
• навыки планирования и ведения бюджета: аккуратность в финансовых вопросах, планирование закупок и расходов;
• командность и готовность помогать: способность взаимодействовать с большим количеством сотрудников и поддерживать их в рабочих вопросах.

Взамен на ваши компетенции мы предлагаем:

• 28 дней оплачиваемого отпуска;
• офис в центре Минска в районе Осмоловка;
• график работы: по будням с 8:30 до 17:30;
• ДМС после испытательного срока с 50% компенсацией;
• система материальной помощи и поддержки наших сотрудников, где мы предлагаем материальную помощь по значимым событиям, таким как свадьба, рождение ребенка и другие важные события;
• по-настоящему тёплую, поддерживающую команду, в которой ценят инициативу и чувство юмора.

Процесс интервью будет построен следующим образом:

На первом этапе вас ожидает онлайн-интервью (Google Meet) с рекрутером, которая будет сопровождать вас на протяжении всех этапов. Вместе с ней вы поговорите о своем опыте, обсудите ваши ожидания и детальнее познакомитесь с RocketData и нашими процессами, а также засинхронизируетесь по нашим ожиданиям от коллеги и актуальным задачам.

На втором этапе вас ожидает оффлайн-интервью в нашем офисе с рекрутером и HRD, где вы более детально обсудите ряд финальных вопросов относительно данной позиции и наших ожиданий.