Офис менеджер

Обязанности

1) Административное обеспечение офиса

• Открытие/закрытие офиса, контроль порядка, чистоты и готовности рабочих мест.

• Контроль исправности оргтехники и оборудования, организация ремонта/сервиса.

• Учёт имущества офиса (мебель, техника, ключи, пропуска), инвентаризация.

2) Закупки и снабжение

• Закуп канцелярии, воды, хозтоваров, расходников.

• Работа с поставщиками: запрос счетов, согласование, контроль поставок.

• Контроль остатков и планирование закупок, соблюдение бюджета по офисным расходам.

3) Документооборот и организационная поддержка

• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, организация курьерских отправок.

• Подготовка и оформление типовых документов по шаблонам (письма, заявки, акты).

• Архивирование документов (бумажный/электронный архив), контроль хранения и доступа.

4) Встречи, приём посетителей и внутренние коммуникации

• Встреча гостей/клиентов, организация переговорных (вода/чай/кофе, порядок).

• Приём и распределение звонков/сообщений, передача информации сотрудникам.

• Взаимодействие с арендодателем/БЦ по организационным вопросам.

5) Организация поездок и мероприятий

• Бронирование билетов/отелей/трансфера, помощь в организации командировок.

• Организация внутренних встреч/небольших мероприятий, закуп необходимых материалов/подарков.

6) Поддержка HR и внутреннего сервиса

• Оформление пропусков, доступов, ключей, корпоративных аккаунтов (по заявкам).

• Подготовка рабочего места для новых сотрудников (техника, канцтовары, доступы).

• Сбор заявок от сотрудников по офисным вопросам и контроль исполнения.

7) Финансово-хозяйственные операции (при необходимости)

• Сбор первичных документов от поставщиков (счёт/акт/счёт-фактура) и передача в бухгалтерию.

• Ведение реестра офисных расходов и оплат, контроль сроков оплат.

• Работа с подотчётными расходами/авансовыми отчётами (по правилам компании).

8) Соблюдение правил и безопасности

• Контроль соблюдения внутренних регламентов и конфиденциальности.

• Взаимодействие с охраной/клинингом, контроль качества их работы.

• Организация действий при авариях/ЧС (контакты сервисов, уведомления).

9) Ведение общения с клиентами (фронт-офис)

• Приём входящих обращений (телефон, Telegram/WhatsApp, email), консультация в рамках скрипта.

• Квалификация запроса: уточнение деталей, сбор необходимых данных, определение ответственного специалиста.

• Запись и координация встреч: согласование времени, подтверждение, напоминания клиенту.

• Регистрация заявок/лидов в CRM/таблице, передача в работу и контроль, чтобы клиенту ответили в срок.

• Отправка клиенту информации по шаблонам: список документов, адрес, условия консультации/оплаты.

• Корректная работа с претензиями: фиксация, эскалация руководителю, информирование о сроках ответа.

• Контроль качества сервиса: соблюдение сроков ответа (SLA), корректный тон, аккуратность данных.

Требования к кандидату

• Опыт работы офис-менеджером/администратором/ресепшионистом от 1 года (желательно).

• Грамотная устная и письменная речь (русский; узбекский — плюс).

• Уверенный ПК-пользователь: Word/Excel, Google Docs/Sheets, почта, мессенджеры.

• Навыки клиентского сервиса: вежливость, стрессоустойчивость, умение работать с возражениями.

• Организованность, внимательность, ответственность, пунктуальность.

• Умение работать с документами, соблюдение конфиденциальности.

Условия работы

• График: 5/2, с 09:00 до 18:00.

• Заработная плата: от 3 000 000 сум/мес (по итогам собеседования) с дальнейшим повышением.

• Карьерный рост: повышение заработной платы и должности при стабильных результатах.

• Комфортный офис и работа в стабильной компании.