Секретарь

Москва, Ходынский бульвар, 3

Метро: Беговая

Показать контакты

Описание вакансии

В государственное учреждение требуется секретарь директора спортивного объекта.
1. Административно-организационная поддержка директора
Ведение личного и рабочего календаря директора: встречи, совещания, командировки, мероприятия.
Координация расписаний внутренних служб при подготовке мероприятий.
Напоминания директору по ключевым событиям, срокам исп поручений, дням рождения сотрудников/партнёров.
Предварительная подготовка встреч: справки, материалы для обсуждения, сбор и свод материалов от отв. сотрудников.
Организация рабочих поездок (если требуется): билеты, проживание.
Организация приёма посетителей — встреча, сопровождение, орг. пропусков.
Ведение реестра контактов (контрагенты, партнёры, госорганы).
Контроль загрузки спортивных зон в связанных информационных сервисах.
Поддержание готовности переговорных комнат: техника, вода, материалы.
2. Контроль исполнения поручений директора
Принятие поручений от директора в работу (в т.ч. устных).
Создание и обновление реестра поручений с деталями (исполнители, сроки, статус, контрольные точки).
Регулярное напоминание исполнителям о сроках.
Запрос информации у ответственных сотрудников.
Свод и стандартизация ответов (если несколько соисполнителей).
3. Деловая переписка и коммуникации
Подготовка исходящих писем, ответов на обращения (по шаблонам и с нуля).
Ведение переписки с госорганами, организаторами мероприятий, партнёрами, подрядчиками.
Обработка входящей корреспонденции: передача на регистрацию, мониторинг исполнения.
Ответы на письма по поручению директора.
Телефонные переговоры: фильтрация запросов, фиксация поручений, запись сообщений, сортировка звонков по отв. сотрудникам.
Поддержка корректного, официального стиля коммуникаций.
Информационное сопровождение: рассылки, уведомления сотрудников.
4. Документооборот и работа с информацией
Формирование, регистрация и отправка служебных писем, заявок, служебных записок.
Подготовка протоколов совещаний.
Ведение базы документов по части деятельности объекта: архив, сканирование, актуализация.
Работа в электронных системах документооборота ЭДО, ИАС Спорт, monitoringobjects и тд.
Подготовка проектов приказов/распоряжений, согласование с подразделениями.
Контроль сроков сдачи документов в вышестоящие органы (департамент спорта и др.).
Систематизация и хранение материалов по объекту для быстрого поиска: техническая, юридическая, финансовая информация и тд.
Проверка проектов документов на корректность формулировок, реквизитов, ошибок.
Подготовка презентаций.
Проверка корректности инфо по объекту на сайте учреждения: контакты, афиша (корректное время мероприятий и тд.). Отслеживание ошибок.
5. Личные поручения рабочие (не бытовые)
Подбор вариантов подарков партнёрам/сотрудникам, согласование с директором.
Ведение списка дней рождения и памятных дат.
Поиск и подготовка справочных материалов по запросам директора.
Организация поздравлений, подготовка поздравительных писем/карточек.