Офис-менеджер

Ташкент, Юнусабадский район, махаллинский сход граждан Буюк Туран, улица Усмана Насыра

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Административная работа:
Организовать взаимодействие с контролирующими инспекциями — Промбез, Министерством труда и Энергоинспекцией — для проведения онлайн-экзаменов по охране труда и промышленной безопасности через платформу ZOOM.
Организация рабочего процесса офиса, приём посетителей и слушателей
Ведение телефонных звонков, регистрация входящей/исходящей корреспонденции.
Ведение делопроизводства, оформление внутренних документов (заполнение удостоверений в ручную, распечатка сертификатов и 3*4 фото клиентов).
Контроль наличия канцелярии, расходных материалов, учебных материалов.
Работа со слушателями (организации):
Регистрация слушателей на обучение, оформление заявок и договоров.
Проверка комплекта документов (заявления, паспорта, направление и т. д.).
Формирование учебных групп, информирование о расписании.
Выдача удостоверений, сертификатов, актов и других итоговых документов.
Организационная поддержка учебного центра:
Подготовка конференций, семинаров, тренингов (HSE, ОТ, ПБ).
Обеспечение порядка в офисе и в учебных классах.
Взаимодействие с бухгалтерией (передача документов, актов, счетов).
Работа с документами и отчетностью:
Ведение журналов учёта (посещаемости и выдачи документов).
Подготовка документов для проверяющих органов (при необходимости).

Требования:

Образование:
Среднее специальное или высшее образование.
(Желательно) образование в сфере делопроизводства, менеджмента, педагогики или администрирования.
Опыт работы:
Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём, координатором — от 1 года.
(Плюс) опыт работы в учебных центрах, образовательных организациях или компаниях по ОТ / HSE.
Владение ПК и офисными программами:
Отличное владение Word, Excel, CorelDRAW, Photoshop.
Умение работать с CRM, электронными журналами учёта, регистрами.
Быстрый набор текста, грамотная письменная речь.
Коммуникационные навыки:
Грамотная устная и письменная речь (русский обязательно, узбекский желательно).
Умение корректно общаться со слушателями, преподавателями и клиентами.
Умение вести телефонные переговоры и деловую переписку.
Организаторские способности:
Умение планировать рабочий день, соблюдать сроки.
Способность одновременно вести несколько задач.
Внимательность, дисциплинированность, ответственность.
Навыки работы с документами:
Аккуратное ведение журналов учёта.
Оформление договоров, заявок, актов, ведомостей.
Умение работать с архивом и бумажными документами.
Клиентский сервис:
Доброжелательность, стрессоустойчивость, умение решать конфликтные ситуации.
Готовность консультировать клиентов по направлениям обучения.
Дополнительные пожелания:
Быстрое обучение и желание развиваться.
Пунктуальность, аккуратность, порядок в офисе.
(Плюс) знание основ охраны труда / интерес к сфере HSE.
(Плюс) опыт подготовки аудитории, работы с техникой (проектор, ТВ, принтер).

Условия:

Рабочий график:
Полный рабочий день: 5/2.
Время работы: 09:00–18:00.
Обеденный перерыв: 1 час.
Оформление и оплата труда:
Официальное трудоустройство согласно ТК РУз.
Своевременная выплата заработной платы 1 раза в месяц.
Возможность премий по результатам работы (по регистрации слушателей, выдача документов, качество сервиса).
Рабочие условия и обеспечение:
Комфортный офис.
Дружный коллектив, прозрачные процессы, поддержка руководства.