Офис-менеджер

Команда AnSoft специализируется на оптимизации бизнес-процессов в сегментах HoReCa, retail и сфере услуг с целью повышения их экономической эффективности.

Наши клиенты – ресторанные сети федерального значения в России и за рубежом.

Мы рады открыть вакансию офис-менеджера, которому предстоит полностью взять на себя поддержку порядка и комфорта в офисном пространстве.

Обязанности:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских и бытовых товаров, воды и всего необходимого для кофе-брейков (чай, кофе, молоко, снеки);
• Взаимодействие с курьерскими службами, арендодателем, службой уборки и сервисными компаниями;
• Прием, распределение и обработка телефонных звонков;
• Организация встреч, совещаний (очно и в онлайн-формате): подготовка материалов, ведение протоколов, контроль за выполнением поручений;
• Заказ пропусков для сотрудников и гостей офиса;
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников;
• Взаимодействие с контрагентами по вопросам первичной документации (счета, акты, накладные);
• Контроль документооборота в компании, регистрация входящей/исходящей документации, приказов, договоров;
• При необходимости: координация рабочего графика руководителя и трэвел-поддержка руководителя и сотрудников (организация командировок);
• Контроль перемещения оборудования (формирование документов);
• Ведение архивного дела;
• Ведение работ по созданию справочников по документам и оборудованию для удобного и быстрого поиска;
• Отправка, отслеживание и получение документов/оборудования организации;
• Организация поздравлений для сотрудников;
• Выполнение других поручений руководителя в рамках своих компетенций.

Требования:

• Опыт работы в должности административного менеджера /офис-менеджера от года;
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Outlook, PDF) и офисной оргтехники;
• Знание 1С;
• Опыт составления документаций, презентаций и аналитических выкладок;
• Способность работать самостоятельно и брать на себя ответственность;
• Умение работать с ИИ как преимущество;
• Внимательность и доброжелательность.

Мы предлагаем:

• Офисный формат работы;
• Сотрудничество по ТК РФ;
• Работа по графику 5/2;
• Стабильная работа в дружном коллективе;
• Возможности для профессионального и карьерного роста в IT-компании.