Офис-менеджер

Карточка вакансии/Офис-менеджер

О компании

Мы — «Промтрейсервис», 14 лет в комплексных поставках промышленного оборудования, запчастей и производственных линий импортного производства. Нашими клиентами являются крупнейшие промышленные и государственные предприятия России — лидеры своих отраслей. Мы демонстрируем стремительный рост и являемся эталоном сервиса и надёжности.

Миссия компании — помогать промышленным предприятиям в преодолении последствий санкционного давления.

Ценности компании:

- Компетентность — мы профессиональны, регулярно развиваем свою экспертность в работе с промышленными предприятиями.

- Клиентоориентированность — мы стремимся понимать потребности клиентов и предлагать им наилучшие решения.

- Честность и открытость — мы придерживаемся принципов открытости, ответственности и прозрачности в работе, готовы к честному диалогу с командой, клиентами и партнёрами для построения доверия и совместного развития.

Кого ищем

Мы ищем Офис-менеджера / Ассистента руководителя, который станет частью административного блока и будет поддерживать работу офиса и обеспечивать качественное взаимодействие подразделений.

Нам нужен человек, который умеет:
— Работать в высоком темпе.
— Быстро переключаться между задачами.
— Поддерживать порядок в процессах и документах.
— Обеспечивать качественные коммуникации.
— Использовать современные цифровые инструменты и ИИ в работе.

Эта роль подойдёт тебе, если ты внимателен к деталям, умеешь удерживать картину целиком, любишь помогать руководству быть эффективнее и готов развиваться вместе с компанией.

Чем предстоит заниматься

— Организация операционной работы: календарь руководителей, встречи, звонки.

— Полный контроль документооборота: регистрация, распределение, систематизация документов.

— Подготовка материалов: презентации, своды, аналитика, справки.

— Протоколирование совещаний, перевод договорённостей в задачи в Bitrix24.

— Контроль сроков исполнения поручений, коммуникация с подразделениями и контрагентами.

— Поддержка HR в адаптации новых сотрудников.

— Организация внутренних и внешних мероприятий.

— Мониторинг соблюдения регламентов и корпоративной культуры.

— Участие в проектных задачах в роли координатора / SCRUM-мастера.

— Внедрение цифровых инструментов и ИИ для повышения эффективности работы компании.

Наши ожидания

Образование:
— Высшее (менеджмент, делопроизводство, администрирование — плюс).

Опыт:
— От 3х лет в роли офис-менеджера / ассистента руководителя / специалиста АХД.
— Опыт взаимодействия с первыми лицами компании.
— Опыт ведения документооборота, деловой переписки и координации задач.

Знания и инструменты:

— Уверенное использование ИИ (ChatGPT, Gemini, Canva, Notebook LM).
— Делопроизводство и уверенное пользование MS Office (Word,Excel, PowerPoint).
— Bitrix24 или аналогичные CRM.
— Владение английским языком от B1 (переписка, поиск информации, презентации).

Ключевые компетенции:
— Тайм-менеджмент и приоритизация.
— Грамотная речь.
— Аналитическое мышление.
— Ответственность и самодисциплина.
— Дипломатичность и стрессоустойчивость.
— Соблюдение конфиденциальности.

Будет плюсом

— Опыт работы в крупных компаниях или холдингах.

— Опыт взаимодействия с госорганами.

— Навыки подготовки аналитических отчётов и презентаций.

— Владение английским уровнем B2+.

— Опыт работы в условиях высокой динамики и многозадачности.

Что предлагаем

— Заработная плата на испытательный срок: 90 000 ₽ оклад + до 40 000 ₽ KPI.
— Заработная плата после испытательного срока: 100 000 ₽ оклад + до 50 000 ₽ KPI.

— Предусмотрена возможность досрочного завершения испытательного срока.

— Официальное трудоустройство по ТК РФ.

— Современный офис в центре Москвы (м. Таганская, Котельническая наб., 17).

— Возможность влиять на стратегию и развитие компании.
— Участие в отраслевых выставках, форумах и тренингах (за счёт компании).

— ТОП-туры с руководством при достижении целей.
— Корпоративы и настоящая команда профессионалов.

График работы: 5/2 — 8:00–17:00 или 9:00–18:00, сб–вс выходные.