Административный менеджер

Компания Безопасный город входит в Группу Компаний BGTM, существующую с 2009 года.

Группа компаний BGTM — дистрибьютор, производитель и разработчик инновационных решений с широким портфелем оборудования для автоматизации и безопасности зданий, умного дома, видеонаблюдения и СКУД.

Чем предстоит заниматься:

• Решение административно-хозяйственных вопросов офиса: контроль за состоянием офиса, контроль качества работы сотрудников клининговой службы; полив цветов; своевременный заказ воды, канцелярских/хозяйственных товаров; закупка расходных материалов для оргтехники, обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования и т.д.;
• Анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса и производства, составление плана затрат на все расходы, связанные с обеспечением офиса и производства, анализ предложений, цен, систем скидок (эффективное управление бюджетом);
• Работа с корпоративной связью;
• Работа с первичной документацией, ЭДО; ведение реестра договоров; архивация документации;
• Организация ремонтных и обслуживающих работ при возникновении необходимости;
• Организация офисных изменений: ремонтов, перепланировок, переездов, рассадки сотрудников, поиск и аренда нового помещения;
• Ведение календаря встреч и событий офиса, бронирование переговорных по запросу сотрудников;
• Коммуникация с арендодателями и поставщиками услуг: эффективное взаимодействие для обеспечения бесперебойной работы офиса и производства: контроль сроков действия договора аренды, своевременности оплаты, оформление пропусков для сотрудников и гостей компании, оформление парковочных карт и т.д.;
• Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами, отправка почты;
• Travel-поддержка сотрудников офиса (покупка авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц и т.д.), работа с отчетными документами по командировкам;
• Встреча посетителей;
• Взаимодействие с филиалами;
• Выполнение поручений руководства и департаментов компании (HR, финансы, юристы)
• Онбординг новых сотрудников: поддержка коллег в процессе адаптации и подготовка рабочих мест для новых сотрудников;
• Организация и проведение совещаний, переговоров, клиентских мероприятий, корпоративных мероприятий;
• Ведение и контроль исполнения протоколов совещаний, поручений, распоряжений;
• Внедрение, оптимизация бизнес-процессов в системе Bitrix24;
• Разработка и внедрение различных политик, направленных на оптимизацию операционной деятельности компании (документооборот, работа с договорами, заведение новых клиентов во внутренних системах, процедура по проверке и оформлению новых контрагентов-поставщиков).
• Ксерокопирование и сканирование документов.

Что важно для нас:

• Грамотная письменная и устная речь;
• Опыт работы от 3х лет в административном отделе;
• Опыт решения сложных задач и коммуникации с арендодателями;
• Уверенный пользователь MS Office (MS Word, MS Excel, MS Outlook), 1С, Битрикс;
• Личные качества: самостоятельность, ответственность, инициативность, тактичность, коммуникабельность, организованность, внимательность, стрессоустойчивость;
• Умение работать в режиме многозадачности, гибкость, лояльность.

Что мы предлагаем:

• Интересную работу с высоким уровнем самостоятельности;
• Официальное оформление по ТК РФ;
• Возможность карьерного роста и развития;
• Стабильный доход;
• Итоговый уровень заработной платы оговаривается индивидуально с успешным кандидатом по результатам собеседования;
• График работы: 5 дневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00;
• Комфортное рабочее место в пешей доступности от ст. м. Бухарестская;
• Дружный коллектив;
• Лояльное руководство;
• Корпоративные скидки для сотрудников компании.