Тревел координатор

Тревел координатор ( декретная позиция)

Обязанности:

• Обеспечение полного цикла организации командировок: работа с заявками на командировку, разработка оптимальных маршрутов (в. т.ч. сложных составных маршрутов), покупка, обмен, возврат билетов, а также бронирование, отмена, продление гостиничных номеров, ранний заезд и поздний выезд, трансфер, ВИП обслуживание. Работа с агентством и самостоятельно через OBT систему

• Организация сложных групповых командировок в количестве от 10 работников с целью участия в командообразующих мероприятиях подразделений, в том числе во внешних форумах, участниками которых являются делегации от Банка

• Оказание консультационной поддержки сотрудникам Банка по вопросам убытия, корректировки, закрытия служебных командировок, формирование пакета документов для командируемого работника.

• Взаимодействие с контрагентом по вопросам предоставления тревел-услуг в части исполнения условий заключенных договоров, информационной поддержки и оплаты предоставленных услуг

• Администрирование опции "корпоративное такси": контроль соблюдения ВНД при использовании работниками, сбор служебных и пояснительных записок в случае нарушений, проверка и заведение счетов в оплату.

• Осуществление на периодической основе мониторинга стоимости проездных билетов, номеров в гостиницах, услуг служб такси

• Отслеживание новостной информации компаний-перевозчиков относительно изменений в расписании движения, ввода льготных тарифов и т.п.

• Планирование командировочных расходов на предстоящий отчетный период в разрезе структурных подразделений Банка и последующий контроль исполнения бюджета

• Участие в тендерных процедурах, связанных с выбором поставщика трэвел-услуг

• Участие в разработке внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию командировочного процесса.

• Участие в процессе согласования проектов договоров, дополнительных соглашений к ним и оплаты выставленных за предоставленные услуги счетов в соответствии с действующими в Банке процедурами

• Формирование бизнес-требований, технических заданий для последующей передачи и реализации сотрудниками Дирекции информационных технологий в части оптимизации и автоматизации процессов, связанных с организацией служебных командировок

• Обеспечение бесперебойности функции «Тревел координатор» (формирование обучающих материалов и видео инструкций для замещающих сотрудников, регулярный мониторинг и контроль за деятельностью замещающих сотрудников)

• Исполнение иных служебных поручений непосредственного и вышестоящих руководителей в рамках компетенции

• Знание рынка и принципов ценообразования тревел услуг, умение подбирать выгодные тарифы с учетом условий возврата и обмена, сроков бронирования

• Навыки составления оптимальных маршрутов для оформления услуг в различные регионы РФ и зарубежья, в т.ч. со сложной транспортной доступностью

• Наличие опыта в администрировании корпоративного такси

• Релевантный опыт работы не менее 2-х лет, обязательно на стороне конечного заказчика услуг

• Корпоративное обучение в Академии лидерства (для руководителей) и Бизнес Академии (для всех сотрудников)
• Корпоративная электронная библиотека
• ДМС для сотрудника, включая госпитализацию и стоматологию. А также льготная цена на приобретение программ ДМС для детей, супруга / супруги и родителей
• Страхование при выезде за рубеж
• Корпоративная социальная и материальная поддержка в определенных жизненных ситуациях
• 10 рабочих дней 100% оплачиваемого листа нетрудоспособности в год
• Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней
• Корпоративные скидки и специальные акции от компаний-партнеров
• Льготные условия на продукты Банка
• Программы признания особых достижений сотрудников
• Корпоративные мероприятия для сотрудников и их детей
• Участие в благотворительных и социально значимых активностях