Администратор/Бизес-координатор
Администратор/Бизес-координатор
Москва, Андреевская набережная
Метро: Воробьевы горыОписание вакансии
Обязанности:
Посмотреть контакты работодателя
- Обновление Welcome list, подготовка подписей эл. почты, WhatsApp;
- Организация протоколирования внутренних встреч. Организация видеоконференций внешних и внутренних. Применения специализированного ПО- инструментов для ведения протоколов еженедельных совещаний;
- Контроль исполнения задач по протоколам;
- Расстановки задач сотрудника через Битрикс 24. Контроль и анализ работы в Битрикс24 сотрудников, в т.ч. просрочка задач;
- Ведение документооборота компании. Формирование архива, регистрация исх/вход;
- Подготовка корреспонденции для отправки (почтой России и Экспресс – почтой, СДЭК);
- Осуществление взаимодействия со сторонними компаниями по вопросам жизнеобеспечения офиса, взаимодействие с УК (заключение договора, получение счета, контроль оплаты счетов, контроль получения закрывающих документов);
- Взаимодействие с ИТ-поддержкой;
- Участие в организации командировок. Закупка и бронирование авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиничных услуг, заказ такси для сотрудников;
- Оформление корпоративных сим-карт для сотрудников компании, контроль своевременной оплаты счетов оператора «Мегафон»;
- Встреча посетителей офиса, заказ пропусков для них;
- Осуществление контроля над состоянием порядка и чистоты в офисе;
- Восстановление и пополнение хозяйственного инвентаря, средств для уборки, канцелярских принадлежностей, и других товарно-материальных ценностей для жизнедеятельности офиса;
- Оформление доверенностей на сотрудников компании;
- Подготовка и обеспечение рабочих мест сотрудников необходимыми канцелярскими принадлежностями и техническими средствами, мебели;
- Выполнение служебных/личных поручений руководителя;
- Ведение календаря встреч руководителя и компании, рассылка по приглашениям, контроль и организация встреч;
- Контроль и организация оплаты сервера и сервисов связи: телефоны, интернет, Битрикс24, программное обеспечение, топливные карты, такси;
- Контроль и организация поздравлений с праздниками сотрудников, партнеров и клиентов компании;
- Сканирование, копирование, прошивание документов;
- Организация технического обслуживания и ремонта орг. техники, обеспечение бесперебойной работы офисного оборудования;
- Высшее образование
- Релевантный опыт работы от 2-х лет
- Ответственность, коммуникабельность, навык работы в режиме многозадачности, командный дух.
- Оформление по ТК РФ с 1-го дня работы.
- Место работы в комфортабельном офисе: м. Воробьевы горы, м. Ленинский проспект- 15 минут пешком.
- Чай, вкусный кофе, снеки, конфеты в офисе, самокаты
- График работы с 9:00 до 18:00, 5/2, суб. вск. выходной