Офис-менеджер

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

• Обслуживание рецепции в согласованные рабочие часы (09:00 – 18:00). Рецепционист будет выполнять обычные обязанности рецепциониста, такие как приветствие и регистрация посетителей, отвечать на телефонные звонки, организовывать прием и отправку почты и курьерских отправлений.

• Бронировать комнаты и время для проведения тренингов, организовывать подготовку помещений.

• Встречать и приветствовать участников тренингов, раздавать им учебные материалы.

• Вести список посещаемости участников и предоставлять его соответствующим сторонам.

• Заказывать напитки и еду для участников тренингов и гостей офиса.

• Приглашать и координировать прием гостей всех видов.

• Обеспечивать/осуществлять общую поддержку гостей: например, заказ такси.

• Подписывать доставку и/или распечатывать учебные материалы по запросу.

• При необходимости оказывать поддержку LAS в организации мероприятий.

• Контроль за поддержанием чистоты кухонных помещений.

• Несет ответственность за доставку, качество, безопасность и стоимость всех входящих в объем услуг.

• Ответственность за управление субподрядчиками

• Принимать активное участие в обновлении реестра поставщиков, его сохранении и оценке эффективности.

• Внедрять передовой опыт и активные инновации в круг обязанностей офисной поддержки.

• Участие в процессе бюджетирования.

Координация объема работ по физической и технической безопасности:

• При поддержке консультанта по безопасности и через специализированных экспертов-поставщиков организация локальную физическую безопасность в зонах приема и по периметру.

• Выступать в качестве первого контактного лица по таким объектам, как ИТ-сеть, охранная сигнализация, электроснабжение, пожарная безопасность и связь.

• При поддержке консультанта по безопасности выступать в качестве контактного лица для охранной компании – в случае ограбления, сигнализации, проблем EHS.

• Освоить и использовать знания об инструментах контроля доступа, аппаратном обеспечении и программном обеспечении в режиме расширенного пользователя, обеспечивая безопасность повседневной деловой деятельности в таком объеме

ТРЕБОВАНИЯ:

• Среднее образование с выпускным экзаменом или степень бакалавра.

• Английский язык – уровень выше среднего (B2)

Личностные требования и навыки:

• Хорошие навыки обслуживания клиентов.

• Позитивный настрой и профессиональный подход

• Хорошие навыки межличностного общения и общения.

• Хорошие организаторские способности и внимание к деталям.

• Предыдущий опыт использования приложений Word и Excel.

• Хорошее управление временем

• Гибкость и подход к решению проблем

• Желание быстро и эффективно освоить новые системы и знания.