Бизнес-ассистент руководителя

Universal University ищет Бизнес-ассистента руководителя.

Universal University – университет, где мы строим будущее креативных индустрий, формируем новое экспертное сообщество и открываем возможности для личного и профессионального развития.

Более 20 лет мы развиваем российское образование, соединяя фундаментальность знаний и академическое качество программ с лучшей мировой экспертизой.

Что мы ожидаем:

— Опыт работы бизнес-ассистентом руководителя от 3-ех лет;

• Опыт работы с MS Office (составление презентаций в PowerPoint, работа с данными в Excel, оформление документов в Word);
• Навыки работы с системами планирования (Google Calendar, Microsoft Outlook) и организация онлайн-совещаний (Zoom, Teams);
• Навыки документооборота и ведения архива;

• Знание основ деловой переписки и протокола;

• Опыт внедрения инструментов автоматизации (CRM, Trello, Notion);

• Опыт организации командировок (бронирование билетов, отелей);

• Умение работать с большими объемами информации: анализировать, структурировать и готовить краткие выводы;

• Организованность и многозадачность;

• Высокий уровень ответственности и внимательности к деталям.

Чем предстоит заниматься:

Управление временем и расписанием руководителя:

— Планирование и корректировка графика: встречи, совещания, дедлайны;

— Приоритизация задач, исключение непродуктивных активностей;

— Напоминание о ключевых событиях, подготовка ежедневных/еженедельных brief-планов.

Контроль исполнения поручений:

— Мониторинг выполнения задач руководителями (в том числе внедрение автоматизированных систем для контроля.);

— Напоминания о дедлайнах, сбор и проверка отчетов;

— Формирование сводок по статусу проектов для руководителя.

Организация документооборота:

— Ведение протоколов совещаний, фиксация решений и поручений;

— Обработка входящей/исходящей корреспонденции, подготовка документов на подпись;

— Систематизация электронных и бумажных архивов.

Фильтрация и управление информационными потоками:

— Сортировка писем, звонков и сообщений: выделение срочных/важных вопросов;

— Подготовка кратких выжимок из документов, отчетов и писем;

— Блокировка спама и рутинных запросов, не требующих внимания руководителя.

Поддержка коммуникаций:

— Координация взаимодействия между отделами и внешними партнерами;

— Участие в переговорах (при необходимости), фиксация договоренностей;

— Передача поручений от руководителя команде.

Аналитика и подготовка материалов:

— Сбор данных для презентаций, отчетов, стратегических сессий;

— Визуальное оформление документов (в PowerPoint, Excel и пр);

— Помощь в составлении бизнес-планов и аналитических обзоров.

Обеспечение совещаний и мероприятий:

— Подготовка повестки, отправка материалов участникам;

— Техническая поддержка (настройка Zoom/Teams, запись трансляций);

— Фиксация action items и контроль их выполнения после встреч.

Оптимизация рабочих процессов:

— Внедрение инструментов автоматизации (например, шаблонов для отчетов, CRM);

— Инициативы по сокращению рутины (например, внедрение электронного документооборота).

Решение текущих операционных вопросов:

— Организация командировок: билеты, отели, визы;

— Управление личными задачами руководителя (если требуется).

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;

• Годовые бонусы по результатам работы;

• ДМС со стоматологией;

• Интересные и амбициозные задачи, сильный продукт, с которым интересно работать;

• Профессиональная и неравнодушная команда;

• График работы: понедельник-пятница, с 10 до 19;

• Рабочая техника с необходимым софтом;

• 3 дня в год без больничного;

• Дополнительный выходной перед Новым годом;

• Комфортный офис в креативном кластере Artplay;

• Фрукты по четвергам и корпоративные скидки у партнеров UU;

• Занятия танцами и частичная компенсация спорта;

• Возможность учиться на программах UU на специальных условиях, в том числе в School of Education;

• Возможность посещать мастер-классы в мастерских Университета;

• Полный доступ к креативной библиотеке Universal University.