Делопроизводитель

Обязанности:

Что нужно будет делать:

• Регистрация входящих/исходящих документов, ведение реестров в электронном виде.
• Ведение переписки от имени организации;
• Приём, регистрация, согласование, подписание, сканирование закрывающих документов (акты, УПД, КС), договоров;
• Проверять корректность оформления служебных записок, приказов, договоров и писем. Если не хватает подписи или даты, он возвращает документ на доработку;
• Сбор и оформление необходимых приложений к договору, согласование с подрядчиком изменений;
• Сопровождение согласования договорных документов с подрядчиками и поставщиками (договоры подряда, акты выполненных работ, дополнительные соглашения к договорам и др.).
• Передача оформленных документов подрядчикам;
• Поддержание и обновление базы данных документов, связанных с проектами;
• Ведение учета и архивации официальной переписки, обеспечение ее доступности для команды, при направлении документа на доработку, контролирует движение таких документов и не позволяет документу потеряться;
• Контролировать наличие оригиналов документов, составляет реестр документов в каждой из папок документов;
• Производить перевод документа в электронный формат и ведет учет документов в облачных хранилищах и передача документов на подпись;
• Раскладывать документы по категориям: кадровые, финансовые, юридические, отчётные. Формировать дела и отправляет их в архив — как бумажный, так и цифровой.
• Вносить каждый документ в журнал или электронную систему, присваивает ему индекс и указывает ответственных за исполнение
• Взаимодействовать в качестве связующего звена между исполнителями услуг по поддержанию работы офиса.

Требования:

• Образование не ниже среднего;

• Опыт работы не меньше года в строительстве как преимущество;

• Опытный пользователь 1С Документооборот (как преимущество умение работать в качестве администратора программы), Word, Excel, Outlook. Знание 1С;
• Ответственность, внимательность к деталям, грамотность, исполнительность, аккуратность.

Условия:

• Оформление с первого дня, оформление по ТКРФ.
• График и режим работы: 5/2 (пн-пт) с 09:00 до 18:00ч (Офис).
• Достойный уровень заработной платы (обсуждается с кандидатом по итогам встречи).
• Адрес: г. Москва, ул. Смольная, д 24а, 10 этаж, кабинет № 1021.