Операционный ассистент в digital агентство

В наше digital-агентство мы ищем универсального специалиста на роль Офис-менеджера с функциями бизнес-ассистента. Это ключевой человек, который обеспечит бесперебойную работу как нашего офиса, так и основных бизнес-процессов: от документооборота с клиентами до поддержки команды и руководства.

Что нужно делать:

• Ведение и контроль документооборота с клиентами и подрядчиками;
• Выставление счетов, договоров, актов, а также оплата вышеперечисленного;
• Подготовка документов под требования РКН;
• Курирование работы бухгалтерии на аутсорсе (направлять/запрашивать документы, просить подписать и т.п.);
• Подготовка коммерческих предложений, презентаций и договоров;
• Ведение календаря, планирование встреч, сопровождение переговоров;
• Прием документов при оформлении сотрудников;
• Прием и обработка входящих запросов компании;
• Организация бесперебойной работы офиса (заказ канцелярии, воды, питания и прочее);
• Организация поздравлений сотрудников и партнеров, закупка подарков и др.;
• Подготовка и организация встреч, переговоров, совещаний;
• Помощь с поиском и сбором информации, выполнение поручений руководства;
• Поиск подрядчиков для типовых задач и контроль за исполнением;
• Оперативное решение административных и организационных вопросов;
• Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами.

Что мы ждем:

• Опыт работы бизнес-ассистентом от 1-1,5 лет;
• Высшее/среднее специальное образование;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Высокий уровень самоорганизации;
• Позитивный настрой и доброжелательность;
• Умение работать в программах Word, Excel, Outlook;
• Навыки работы в CRM системах;
• Опыт ведения финансового учета и бухгалтерии;
• Коммуникабельность и самостоятельность;
• Умение структурировать информацию;
• Внимательность, аккуратность, пунктуальность.

Что мы предоставим:

• График работы: 5/2 с 10:00 до 19:00. Работа в офисе;
• Занятость: полная, возможен гибкий график.
• Офис в Москве, в 15 минутах от м. Тушинская;
• Оформление договор ГПХ, оплата отпуска, больничного листа и другие формы сотрудничества.
• Дружный коллектив, поддержка руководителя и коллег.
• Карьерный рост: обсуждается рост до управляющего при желании и наличии необходимых компетенций

Как проходит собеседование:

• Телефонное интервью (15-30 минут)
• Очное интервью с руководителем (60 минут)