Помощник генерального директора

Санкт-Петербург, набережная Чёрной речки, 47с2

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности генерального директора;
принимать и осуществлять первичную проверку документов и личных заявлений на подпись генеральному директору;
осуществлять подготовку, печать документов и материалов, необходимых генеральному директору;
организовывать проведение телефонных (и иных каналов связи) переговоров генерального директора;
по поручению генерального директора составлять письма, запросы и другие документы;
организовывать прием посетителей генерального директора, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников в адрес генерального директора;
выполнять иные поручения и задачи руководителя;
организовывать командировки всех сотрудников Общества: приобретать авиа / ж.д. билеты, бронировать гостиницы;
инициировать проведение закупочных процедур в сфере своей ответственности и оформление сопутствующей документации по ним;
взаимодействовать с контрагентами по запросу закрывающих документов в сфере ответственности;
рассылать платежные поручения после оплаты счетов инициаторам, контролировать сроки оплаты всех счетов;
разрабатывать, вносить изменения во внутренние нормативные документы организации (положения, регламенты, в должностные инструкции подчиненных сотрудников и свою, служебные записки т.д.) в сфере своей ответственности и вести приказы по основной деятельности;
организовывать и контролировать работу подчиненных сотрудников (офис-менеджер, водитель автомобиля);
ежемесячно собирать авансовые отчеты по командировкам сотрудников, проездные билеты (сканировать и отправлять бухгалтерии, отделу кадров), вести учет топливных карт;
осуществлять подготовку служебных записок и отчетов в бухгалтерию по расходам генерального директора;
осуществлять сбор первичной бухгалтерской документации с сотрудников подразделений и отправлять в бухгалтерию;
осуществлять ведение общих реестров платежей по проектам, выплатам сотрудникам и прочим организационным расходам, платежей по административно-хозяйственной деятельности Общества;
контролировать и организовывать совместно с водителем постановку на учёт автомобиля, технического обслуживания и т.д.;
вести журнал путевых листов, учет рабочего времени водителя для предрейсовых/послерейсовых медицинских осмотров;
вести разные виды внутренней отчетности;
организовывать и контролировать, осуществлять (при отсутствии офис-менеджера) административно-хозяйственную деятельность в Обществе, в том числе: поддержание чистоты и функциональности офиса (кухни, рабочих помещений, переговорной), закупку ТМЦ, заказ пропусков сотрудникам СПб в БЦ Прогресс Сити и ПИЯФ (иным контрагентам), взаимодействие с арендодателями в сфере ответственности;
осуществлять организацию корпоративных и прочих официальных мероприятий организации;
подписывать документацию ЭЦП, в том числе выгружать документацию в Главгосэкспертизу России;
вести реестр акционеров, отслеживать и информировать руководителя/заинтересованных сотрудников Общества о всех изменениях в реквизитах и управленческой документации;
организовывать и осуществлять подготовку документов в сфере своей ответственности по проверкам: СРО, Ростехнадзора, инспекционному контролю СМК (системы менеджмента качества) и иным контролирующим инстанциям. Подготавливать описи документов для проверок и т.д. Вести своевременную оплату членских взносов, продления договоров, заказ выписок и т.д.;
подготавливать (в сфере своей деятельности), заверять и отвозить документы в Новый регистратор, нотариусу;
взаимодействовать с налоговой в части обмена письмами;
взаимодействовать со всеми отделами (сотрудниками) организации;
участвовать в проведении инвентаризаций и бухгалтерских аудитов;
замещать на период отпуска/больничного офис-менеджера с соответствующим функционалом.

Требования:

образование среднее специальное, высшее;
опыт работы от 3 лет на аналогичной должности;
грамотная устная и письменная речь;
знание делопроизводства, архивного делопроизводства, логики документооборота организаций;
умение разбираться в проектно-сметной документации;
знание первичной бухгалтерской документации;
умение работать со всеми видами договорной документации;
умение коммуницировать с подрядчиками/заказчиками;
уверенный пользователь: ПК, работа с оргтехникой, работа с электронными таблицами и документами (Word, Excel, Paint, PowerPoint, Outlook), поиск информации в сети интернет;
наличие сертификатов, удостоверений о повышении квалификации/проф. переподготовке будет преимуществом;
знание английского языка (базовый и выше) будет преимуществом.

Условия:

официальная заработная плата, оформление согласно ТК РФ;
материальная поддержка к значимым событиям в жизни сотрудника;
ДМС после испытательного срока (со стоматологией);
офис в шаговой доступности от метро (5 минут);
офисная кухня;
пятидневная рабочая неделя с 8.30 - 17.00 (гибкое начало и окончание рабочего дня);
дружный и профессиональный коллектив.