Начальник управления административно- хозяйственного и документационного обеспечения

Обязанности:

• Организация работы по регистрация входящих/исходящих/внутренних документов компании, постановка и снятие на/с контроль.
• Документооборот, разработка внутренних и распорядительных документов компании.
• Контроль исполнения контрольных документов подразделениями компании.
• Организация обучения работников Организации современным методам работы с документами.
• Создание и организация работы по регистрации, учету, хранению и передачи в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Методическая поддержка работников по работе с документацией в части оформления документации и процессов.
• Формирование в соответствии с законодательством порядка хранения и регистрации документов.
• Осуществление контроля за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
• Обеспечение выполнения отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов, их хранения и сохранности.
• Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий документов.
• Контроль соблюдения работниками отдела правил работы с документами, производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда и пожарной безопасности, режима охраны архива.
• Административно-хозяйственное обеспечение деятельности Компании.
• Курирование договоров аренды нежилых помещений.
• Курирование договоров по техническому обеспечения офисов (клининг, техническое обслуживание, охрана и т.п.), в том числе управление клининговыми службами по уборке помещений и прилегающей территории.
• Курирование договоров оказания услуг водоснабжения, электроснабжения, теплоснабжения и т.п. по 2 офисам Учреждения.
• Формирование заявок на закупку и поставку ТМЦ.
• Обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.
• Контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
• Ведение договорной работы полного цикла: подготовка, согласование, дальнейшее сопровождение и контроль исполнения обязательств по договорам поставки товаров/ выполнения работ/ оказания услуг в части АХО.
• Контроль за состоянием имущества и оборудования учреждения, организация своевременного ремонта и хранения.
• Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния.
• Организация размещения работников, зонирование и обеспечение эффективного использования помещений.
• Организация и контроль материально-технического обеспечения деятельности работников Учреждения.
• Подготовка предложений по оптимизации процессов, работы подразделения актуализация процессов, проектов регламентов /инструкций.

• Высшее образование.
• Релевантный опыт работы от 5 лет.
• Знание нормативных и нормативно-методических документов, государственных стандартов в области делопроизводства и документооборота.
• Знание методов и навыки оформления и обработки документов.
• Опыт внедрения СЭД (1С:Документооборот). Сбор требований, разработка и согласование, написание ТЗ, технический проект, контроль, настройки, сопровождение, участие в тестировании, обучение сотрудников.
• Знание порядка оформления процессов закупки в организации.
• Успешный опыт административно-хозяйственного обеспечения деятельности Компании.

• Работа в крупном станкостроительном Холдинге.
• Конкурентный уровень заработной платы.
• Официальное оформление по ТК РФ.
• Офис в шаговой доступности от м. Марьина роща/ м. Савёловская.