Руководитель отдела секретариата

Обязанности:

• Организация и контроль работы Секретариата, контроль реестров распределения e-mail писем, онлайн и офлайн обращений, входящих звонков;
• Контроль пропусков сотрудников и ведения журнала регистрации временных пропусков;
• Документооборот (прием, отправка, регистрация, архивирование документов);
• Travel-политика – контроль командировок и всех бизнес-процессов связанных с ними (бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д билетов, визовая поддержка, отчетность);
• Координация работы сотрудников отдела, распределение задач, 7 сотрудников (2 секретаря, 5 уборщиц), контроль курьерской службы;
• Организация доставок документов по РФ и СНГ для офисов компании;
• Проведение аналитики цен и закупки инвентаря для всех офисных пространств компании – мебель под расширение офисов, провизия для офисов, канцелярских товаров и пр. Контроль и обеспечение необходимой офисной техникой – кофе машины, принтеры, сканеры, и т.д.
• Контроль пересадок в рамках новых офисных пространств компании, планирование и контроль рабочих мест, сотрудничество с IT и HR департаментами;
• Подготовка аналитических справок для руководства компании;
• Участие в выставках и конференциях компании, помощь в организации и подготовке event-мероприятий;
• Сопровождение руководителей компании и задач от них (брошюровка материалов, наличие канцелярии, контроль календарей и броней для руководителей и т.д.);
• Организация и сопровождение встреч ключевых клиентов и партнеров компании в офисах компании – обеспечение кейтеринга, накрытие фуршетных линий, наличие необходимых материалов;
• Обеспечение работы переговорных комнат на предмет наличия актуальных визиток, каталогов, всех необходимых материалов;
• Обеспечение планирования, подготовки и доставки подарков клиентам и партнерам компании в утвержденный график праздников;
• Ведение реестра корпоративной телефонной связи и учет расходов по ней;
• Подготовка отчетов по работе отдела, исполнению задач подразделений.

• Уверенное владение Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
• Опыт управления командой, лидерские качества;
• Умение работать с большим объемом информации, в режиме многозадачности;
• Знание методов и навыки оформления и обработки документов;
• Знание правил оформления первичной бухгалтерской документации;
• Высшее образование.

• Работа в крупной стабильной компании - лидере рынка климатической индустрии РФ и СНГ;
• Конкурентная з/п. Оформление по ТК РФ (белая компания);
• Дружная команда единомышленников и профессионалов, сильная корпоративная культура, программы адаптации, корпоративный коучинг, программы обучения и развития;
• Расширенный пакет ДМС;
• Скидки на продукцию компании;
• График работы 5/2 с 09-00 до 18-00;
• Работа в просторном комфортном офисе в 10 минутах от центра города, шаговая доступность от метро и МЦК Ботанический Сад (10 минут пешком), а также ближайшая доступность к МЦК Ростокино и Платформе РЖД Ростокино. Офис рядом с парками ВДНХ, Парк Будущего, Ботанический сад.