Менеджер по документообороту

КТО МЫ

IMAGINE GROUP — креативное ивент-агентство. Входим в ТОП-20 агентств России.

Мы делаем мероприятия разного формата: конференции и митапы, лончи и закрытые вечеринки для брендов, ивенты для HR-бренда и DevRel, креативные стенды и большие фестивали по всей России. Делаем это с душой вместе со своей сильной командой! У нас классный и понятный системный подход к разработке идей, любим когда брифы заполняются и сроки соблюдаются.

Про наши кейсы и подход мы можем отдельно поговорить на собеседовании.

Чем предстоит заниматься

1. Работа в Bitrix24:

   • Ставить и контролировать задачи по финансовым операциям.

   • Отслеживать статусы платежей и документов (проверка, оплата).

   • Оперативно вносить изменения по требованию юристов или финансистов.

2. Документооборот с контрагентами:

   • Согласовывать и контролировать подписание договоров, допсоглашений и актов.

   • Вести реестр документов и следить за получением оригиналов.

3. Контроль оплат:

   • Отслеживать сроки и инициировать платежи подрядчикам.

   • Взаимодействовать с финансовым отделом для подтверждения выплат и отчетности.

4. Взаимодействие с отделами компании:

   • С проектными менеджерами: сбор информации и финализация документов.

   • С юристами: согласование условий договоров.

   • С финансистами: проведение оплат и закрытие финансовых вопросов.

Мы хотим, чтобы ты обладал такими скиллами:

Харды:

• Уверенное знание Bitrix24 (задачи, документы, отчетность).
• Умение контролировать полный цикл документооборота — от подписания до архива в CRM.
• Навыки контроля оплат подрядчикам и взаимодействия с финансовым отделом.
• Опыт подготовки отчетов по статусам проектов и управления финансовыми документами.

Софты:

• Организованность, внимательность и умение работать в режиме многозадачности.
• Ответственность, стрессоустойчивость и умение держать процессы на контроле.
• Четкая и прозрачная коммуникация с коллегами и подрядчиками.
• Командный дух, готовность помогать и стремление оптимизировать процессы.

Условия:

• Любой формат работы: полная удаленка / гибрид / офис в Казани
• Оклад + бонусы при выполнении KPI
• Работа с известными российскими и зарубежными брендами
• Регулярные внутренние обучения и возможность участвовать во внешних мероприятиях сферы
• Внутренние мини-ивенты по поводу и без – это наша отдельная любовь
• Официальное оформление, выплаты ЗП дважды в месяц
• График 5/2, с 10:00 до 19:00 МСК или по согласованию