Ведущий администратор филиала г. Москва

UDS — федеральный девелопер. Возводим жилые комплексы нового уровня. Создаем смелые и амбициозные проекты: задаем тренды в архитектуре и строительстве. Входит в состав холдинга UDS group. На данный момент запускается проект ЖК Кинетик 2, м. Верхние Лихоборы

Мы ищем в нашу команду в Москве ведущего администратора (офис 7One, м.Верхние Лихоборы)

Что именно предстоит делать:

• Осуществлять работы по оптимизации и автоматизация документационного оборота московского филиала, взаимодействие с Головным офисом
• Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению. Оригиналы/сканы входящих/исходящих писем регистрировать в 1С документооборот с последующем размещении в папках хранения, вести реестры документов
• Осуществлять работы с контрагентами по закупке канцтоваров, хозяйственных товаров, воды, осуществлять контроль по наличию канцтоваров, воды, хоз. Товаров, продуктов в офис. При получении оригиналов закрывающих документов, направлять их в единое окно Головного офиса, прикреплять в 1С ERP
• Осуществлять работы с контрагентами по аренде /субаренде офисов, осуществлять контроль по срокам оплаты счетов по организациям, входящих в Московский филиал. При получении оригиналов закрывающих документов, направлять их в единое окно Головного офиса, прикреплять в 1С ERP по организациям, входящих в Московский филиал
• Осуществлять работы с контрагентами по предоставлению курьерских услуг, услуг корпоративного такси, осуществлять контроль по срокам оплаты счетов. При получении оригиналов закрывающих документов, направлять их в единое окно Головного офиса, прикреплять в 1С ERP по организациям, входящих в Московский филиал, готовить разовые доверенности
• Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании
• Участвовать в совершенствовании (создании, разработке) инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота (ЕСДО) в Московском филиале (электронного и бумажного ДО), разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота
• Ежемесячно планировать бюджет по статьям АХО по организациям, входящих в Московский филиал, распределять затраты, осуществлять контроль расходов, при необходимости делать корректировку бюджета
• Выполнять функцию руководителя ЦФО по организациям, входящих в Московский филиал, а именно контролировать расходы бюджет АХО коммерческого подразделения, тех. заказчика, проектного бюро, генподряда
• Обеспечивать печатание и размножение служебных документов
• Участвовать в подготовке совещаний и собраний, организовывать их техническое обслуживание, вести протоколы заседаний, осуществлять рассылку сотрудникам, контролировать выполнение
• Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов сотрудников Московского филиала
• Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции
• Вести работу по организации подписания документов у руководителей Московского филиала
• Осуществлять работу по ведению архива документов, осуществлять контроля по наличию оригиналов документов
• Осуществлять работы по взаимодействию с почтой России и курьерскими службами, при необходимости посещать отделение почты лично
• Координировать завершения работы офисов и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения. При необходимости участвовать в организации и координации ремонтных работ в офисе, закупать мебель
• Осуществлять трэвел-поддержки для сотрудников филиала (поиск и оплата гостиниц, организация по прикреплению в корпоративному такси, покупка билетов авиа, ж/д транспорта
• Осуществлять взаимодействие с IT департаментом по выполнению ими услуг
• Вести реестр договоров с подрядчиками, которые прошли тендер, подготовка ежемесячного статуса
• Вести реестр договоров Департамента по управлению проектами, актуализировать статус
• Осуществлять помощь в организации корпоративных мероприятий (поздравления с днем рождения сотрудников, тимбилдинг, выезды на природу, проведение субботников и т.д )
• Вести табеля учёта рабочего времени на сотрудников Московского филиала
• Проводить инвентаризацию совместно с бухгалтерией Головного офиса.

Какой опыт и навыки нам важны:

• Высшее образование
• Опыт работы менеджером офиса или администратором офиса не менее 5-ти лет.
• Отличное знание 1С Документооборот, ERP
• Умение работать с личными кабинетами Почта России.

Мы предлагаем:

• официальное трудоустройство, согласно ТК РФ
• работа в крупном динамично развивающемся холдинге
• график работы 5/2 с 09:00 до 18:00
• ДМС расширенный
• подарки сотрудникам на День рождения
• оплачиваемый выходной день (в День знаний - 1 сентября; Выпускной в детском саду/школе)
• классную атмосферу в нашем коллективе Московского филиала
• понимающих и заботливых друг о друге сотрудниках
• классных наставников и руководителей, которые поймут и поддержат.

• А также мы предлагаем не только официальное трудоустройство и ДМС, но и возможность реализовать свой творческий или спортивный потенциал, участвуя в разнообразных корпоративных мероприятиях: от неформальных встреч и интеллектуальных игр до творческих конкурсов и спортивных состязаний