Начальник отдела административного обеспечения и контроля

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация и контроль системы документооборота предприятия (входящая/исходящая корреспонденция, внутренние документы, распорядительные документы);
Разработка и внедрение локальных нормативных актов по ДОУ (Положение и СТО по делопроизводству, номенклатура дел и пр.);
Контроль соблюдение требований по оформлению, регистрации, хранению документов;
Обеспечение перехода на электронный документооборот в системе 1С:СЭДО и его эффективное функционирование;
Организация архивного хранения документов, обеспечивает их сохранность и доступность;
Планирование деятельность отдела административного обеспечения и контроля;
Организация взаимодействия с поставщиками услуг (экспресс доставка корреспонденции, Почта России, услуги по оформлению авиабилетов, ж/д билетов, билетов на аэроэкспресс, бронированию гостиниц, апартаментов и других мест размещения по всему миру и пр.);
Организация заключения договоров с поставщиками услуг, контролирует исполнение договорных обязательств.
Формирование и контроль исполнение бюджета расходов отдела.
Подготовка отчетности по вопросам административного обеспечения.
Разработка и внедрение эффективной системы контроля за исполнением поручений и распоряжений руководства предприятия.
Обеспечение методической поддержки и обучение сотрудников по вопросам контрольной деятельности.
Осуществление регулярного мониторинга сроков и качества исполнения приказов, распоряжений, протоколов совещаний, входящей корреспонденции и других документов, требующих контроля.
Выявление отклонения от плановых сроков и требований к исполнению.
Проведение анализа причин неисполнения или несвоевременного исполнения поручений.
Подготовление аналитических отчетов о состоянии исполнительской дисциплины на предприятии.
Осуществляет информирование руководства о ходе выполнения контрольных поручений.
Организация и контролирует систему документооборота предприятия (входящая/исходящая корреспонденция, внутренние документы, распорядительные документы);
Отвечает за разработку и внедрение локальных нормативных актов по ДОУ (Положение и СТО по делопроизводству, номенклатура дел и пр.);
Контролирует соблюдение требований по оформлению, регистрации, хранению документов;
Обеспечивает переход на электронный документооборот в системе 1С:СЭДО и его эффективное функционирование;
Организует архивное хранение документов, обеспечивает их сохранность и доступность;
Планирует деятельность отдела административного обеспечения и контроля;
Организует взаимодействие с поставщиками услуг (экспресс доставка корреспонденции, Почта России, услуги по оформлению авиабилетов, ж/д билетов, билетов на аэроэкспресс, бронированию гостиниц, апартаментов и других мест размещения по всему миру и пр.);
Организует заключение договоров с поставщиками услуг, контролирует исполнение договорных обязательств.
Формирует и контролирует исполнение бюджета расходов отдела.
Подготавливает отчетность по вопросам административного обеспечения.
Разрабатывает и внедряет эффективную систему контроля за исполнением поручений и распоряжений руководства предприятия.
Обеспечивает методическую поддержку и обучение сотрудников по вопросам контрольной деятельности.
Осуществляет регулярный мониторинг сроков и качества исполнения приказов, распоряжений, протоколов совещаний, входящей корреспонденции и других документов, требующих контроля.
Выявляет отклонения от плановых сроков и требований к исполнению.
Проводит анализ причин неисполнения или несвоевременного исполнения поручений.
Подготавливает аналитические отчеты о состоянии исполнительской дисциплины на предприятии.
Предоставляет руководству предложения по повышению исполнительской дисциплины.
Доводит до сведения ответственных исполнителей информацию о поставленных на контроль задачах и сроках их выполнения.
Осуществляет информирование руководства о ходе выполнения контрольных поручений.