Непосредственное взаимодействие с менеджерами проектов, отделом реализации сервиса (инженеры в их распоряжении) и операционным менеджером отдела реализации сервиса (как вашего непосредственного руководителя и наставника);
Планирование и координация проектов реализации поставок промышленного оборудования с учетом установленных сроков;
Ведение отчетности по проектам;
Организация и участие в переговорах с внутренними и внешними заказчиками/подрядными организациями (при необходимости);
Подготовка отчетов и других материалов по запросу;
Контроль за выполнением задач и сроков, взаимодействие с командой и заинтересованными сторонами;
Ведение первичного документооборота 1С УНФ (далее 1С ERP) и контроль, чтобы все нижеперечисленные документы, были отражены в системе в рамках соответствующего проекта, оригиналы документов получены нашей компанией:
регистрация договора в 1С,
ведение платежного календаря (сроки должны постоянно актуализироваться для финансового отдела и бухгалтерии),
выставление счетов на оплату Заказчикам в соответствии со сроками и условиями договора,
регистрация и согласование счетов на оплату Поставщикам и Подрядчикам,
оформление реализаций (накладные, акты, перемещения и т.д.) товаров и/или услуг в 1С Заказчикам,
контроль своевременного получения закрывающих документов от Поставщиков и Подрядчиков,
ежеквартальная сверка расчетов с Заказчиками/Поставщиками/Подрядчиками.
Сопровождение реализации проекта:
планировка графика работ,
планировка выездов инженеров на объект,
заказ билетов и гостиницы для инженеров на время выполнения работ, контроль своевременного получения и передачи в бухгалтерию первичных документов от инженеров и/или организаций, предоставляющих данные услуги,
контроль оформления пропусков / допусков, предоставление Заказчику необходимых документов / справок / доверенностей для оформления допуска инженеров на объект,
согласование с Заказчиком дат прибытия инженеров на объект,
контроль оформления приказов на командировку, своевременное информирование отдела кадров об изменениях сроков командировок,
организация и контроль доставки материалов для работ, инструмента и т.д., контроль своевременного получения и передачи в бухгалтерию первичных документов от организаций, предоставляющих данные услуги,
контроль своевременной сдачи инженерами отчетов по выполненным работам с визами представителей Заказчиков, сканирование и хранение информации на сервере компании.
Участие в разработке стратегий и планов по улучшению процессов;
Участие в подготовке регулярной отчетности для менеджеров проектов.
Участие в реализации интеграции в 1С ERP.
Ожидания от кандидата:
Аналогичный опыт работы в роли операционного менеджера, координатора / администратора отдела реализации, помощника менеджера по реализации проектов (не менее 2-х лет);
Умение анализировать бизнес-процессы и предлагать улучшения;
Отличные организационные и коммуникативные навыки;
Умение работать в условиях многозадачности и строго соблюдать сроки;
Знание методов управления проектами;
Уверенное владение MS Office, 1С, знание принципов работы ERP систем, баз данных;
Стрессоустойчивость и готовность к работе в динамичной среде;